Ce module permet de gérer les membres de l'équipe : suppression d'un membre ou ajout de nouveaux membres par l'envoi d'un lien à usage unique. Ainsi, la gestion de l'équipe est totalement autonome.
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Seuls les membres ayant le statut d'administrateur, repérés par l'étiquette « admin », peuvent ajouter ou supprimer des membres à l'équipe. |
La profession est déduite du numéro RPPS. Le libellé “Professionnel de santé” apparaît lorsque les données de l’annuaire santé national sont incomplètes. Le libellé “Agent” apparaît pour les membres qui ne sont pas professionnels de santé ou lorsque le numéro RPPS n’a pas été renseigné (cas d'une inscription sans e-CPS) : dans ce cas, voir dernière rubrique de cet article pour la mise à jour du numéro RPPS.
Si un professionnel de santé doit être inscrit dans Colibri, qu'il y accède ou non, il doit être invité et s'inscrire suivant la procédure ci-dessous.
Pré-requis
Pour pouvoir gérer une équipe en totale autonomie, au moins un membre de celle-ci doit être nommé « administrateur » (ou « référent »). Pour ce faire, une demande doit être adressée au support (bouton « Nous contacter » en haut à droite de cette page), accompagnée des éléments suivants :
- Nom et prénom de l'administrateur à inscrire
- Profession
- Numéro RPPS (pour les professions inscrites au répertoire)
- E-mail : il faut éviter les adresses génériques et il n'est pas possible de rattacher plusieurs personnes à la même adresse e-mail. Une adresse personnelle peut convenir bien qu'il soit préférable d'utiliser une adresse professionnelle.
- Centre de vaccination auquel ce futur administrateur sera rattaché (nom, adresse et téléphone du centre).
Attention : le numéro RPPS est obligatoire pour les professionnels de santé. Ne fournir que le numéro RPPS (et pas FINESS ou ADELI ou tout autre numéro).
Il peut y avoir plusieurs administrateurs par équipe mais un seul sera inscrit par le support. Les autres seront invités par l'administrateur.
Ajouter un nouveau membre
Pour ajouter un nouveau membre à votre équipe, utilisez le bouton « Inviter un membre » situé en dessous de la liste des membres. La fenêtre suivante est affichée :
Deux méthodes sont proposées :
- Saisissez l'adresse e-mail du professionnel de santé que vous souhaitez inviter dans votre équipe, puis cliquez sur « Envoyer l'invitation ». Un e-mail sera alors adressé à ce destinataire par notre serveur. Il contiendra un lien d'invitation utilisable une seule fois et valable 7 jours.
- Copiez le lien affiché et envoyez-le de manière sécurisé au professionnel de santé que vous souhaitez inviter dans votre équipe (via votre messagerie ou par SMS). Ce lien n'est utilisable qu'une seule fois et possède une durée de validité de 7 jours. Vous pouvez générer autant de liens qu'il y a de membres à inviter en cliquant sur le bouton « Nouvelle invitation ».
La première méthode est bien sûr la plus simple et rapide. Cependant, si le destinataire ne reçoit pas le message d'invitation (certaines messageries ou pare-feux peuvent bloquer les messages provenant de serveurs), utilisez alors la deuxième méthode qui fonctionne dans tous les cas, pourvu que vous puissiez envoyer un e-mail ou un SMS.
L'administrateur est responsable des membres qu'il invite.
Le membre invité reçoit un email contenant le lien d'invitation (voir ci-dessous).
Le nouveau membre peut lui-même être nommé administrateur par un autre administrateur. Pour cela, et après s'être inscrit, faire une demande au support (bouton « Nous contacter »), accompagnée des éléments suivants :
- adresse e-mail utilisée pour l'inscription du membre à nommer administrateur
- nom de l'équipe dans Colibri
Et éventuellement, si le numéro RPPS n'est pas renseigné, vous pouvez en profiter pour nous le fournir.
Retirer des professionnels de l'équipe
Pour cela, l'administrateur doit cliquer sur l'icône "Corbeille" située sur la ligne du membre à retirer de l'équipe. À noter que cette icône n'apparaît pas sur la ligne de l'administrateur connecté, car il ne peut pas se supprimer lui-même.
Attention : cette action retire le membre de l'équipe mais ne supprime pas son compte. Il pourra toujours se connecter à la version "basique" de l'espace professionnel du Carnet de Vaccination Numérique. Il pourra gérer les carnets de sa patientèle mais n'aura plus accès à Colibri et aux carnets du centre de vaccination.
Acceptation de l'invitation et intégration à l'équipe Colibri du centre
Pour rejoindre l'équipe de professionnels d'un centre de vaccination, il est nécessaire d'avoir été préalablement invité par un administrateur (voir ci-dessus).
Le membre invité reçoit un email contenant le lien d'invitation. En cliquant sur ce lien, il est redirigé vers la page de connexion de Colibri :
Trois situations peuvent alors se présenter :
1 - Il n'a pas encore de compte sur MesVaccins.net (ni pour accéder à Colibri, ni pour accéder au Carnet de Vaccination Numérique version pro).
Il clique sur l'onglet « Nouvel utilisateur ? » et suit la procédure d'inscription.
Dans la mesure du possible, il faut privilégier l'inscription via CPS ou e-CPS qui renseignera automatiquement le numéro RPPS. C'est le numéro RPPS qui permet d'indiquer la profession sur Colibri. En l'absence de numéro RPPS, la profession est "Agent". Voir dernière rubrique de cet article pour la mise à jour du numéro RPPS.
2 - Il a déjà un compte sur MesVaccins.net pour accéder au CVN Pro (Carnet de Vaccination Numérique version pro). Il reste sur l'onglet « Connectez-vous » et se connecte à son compte. Il est alors automatiquement intégré à l'équipe Colibri.
3 - Il a déjà un compte sur MesVaccins.net pour accéder à Colibri, mais dans une autre équipe.
Il n'est pas possible de rejoindre deux équipes avec la même adresse email. Pour pouvoir rejoindre la nouvelle équipe à laquelle il est invité, la seule solution est d'utiliser une nouvelle adresse email et donc de créer un nouveau compte (voir situation 1).
Trucs et astuces : si vous utilisez la messagerie « Gmail », il suffit d'ajouter +X juste avant le signe "@" pour obtenir une nouvelle adresse e-mail (un alias) utilisable dans Colibri ou tout autre site Internet. Les courriers envoyés à cette adresse seront automatiquement routés vers l'adresse "normale".
X peut être une série de lettres ou de chiffres.
Par exemple, à partir de l'adresse monnom@gmail.com, vous pouvez créer une infinité d'alias : monnom+1@gmail.com, monnom+colibri@gmail.com, monnom+10@gmail.com...
Mise à jour du numéro RPPS
Pour mettre à jour le numéro RPPS d'un membre de l'équipe, celui-ci ou l'administrateur de l'équipe doit faire la demande au support (bouton « Nous contacter » en haut à droite de cette page).
Merci de fournir avec cette demande, pour chaque personnel concerné s'il y en a plusieurs :
- Nom et prénom du professionnel de santé concerné
- Numéro RPPS, en vérifiant bien que le numéro comporte 11 chiffres
- E-mail utilisée pour l'inscription
- Centre de vaccination de rattachement
Munis de ces informations, nous procéderons à la mise à jour des données dans un délai de 24 heures.