Un formulaire numérique d'autorisation parentale a été mis en ligne dans plusieurs régions. Des dossiers médicaux de collégiens sont alors créés automatiquement dans la base patients du centre de vaccination, en fonction des collèges attribués à ce centre.
Cependant, les centres peuvent également recevoir des formulaires d'autorisation parentale au format papier.
Conduite à tenir pour l'enregistrement du formulaire d'autorisation parentale au format papier
Voir la vidéo sur Youtube : https://video1.mesvaccins-tv.net/
1. Créer un dossier patient dans Colibri pour chaque collégien éligible à la vaccination et le compléter avec les informations disponibles.
Il ne faudra pas oublier d'enregistrer les informations nécessaires pour compléter le bordereau CPAM demandé par l'assurance maladie (numéro de sécurité sociale, couverture sociale, complémentaire santé et code régime).
2. Dans la partie Tags, entrez les libellés suivants :
- le libellé hpv2023, pour indiquer la participation à la campagne de vaccination anti-hpv pour l'année scolaire 2023-2024 ;
- le nom du collège (vous pouvez mettre des espaces et des lettres accentuées) ;
- le code UAI (Unité Administrative Immatriculée) : il s'agit d'un code unique pour chaque établissement scolaire. Il se compose d'un ensemble de 7 chiffres et d’une lettre. Le code UAI d'un collège peut être retrouvé ici ;
- Pour différencier un dossier issu d'une autorisation papier d'un dossier issu d'une autorisation numérique, vous pouvez utiliser le tag « p » (pour papier).
Voici un exemple :
Ces tags ou étiquettes permettent d'identifier tous les collégiens concernés par la campagne de vaccination anti-HPV. Ces tags permettront également d'alimenter automatiquement les tableaux de bord des ARS.
3. Ajout du scan de l'autorisation parentale dans l'onglet Documents du dossier patient (bouton + Document).
Vous pouvez ajouter le document scanné dans le dossier patient après l'avoir sélectionné dans l'endroit où il se trouve sur son ordinateur.
Avec un smartphone ou une tablette, vous pouvez directement prendre en photo le document puis l'ajouter dans les documents.
De cette manière vous pouvez conserver à long terme ce document en hébergement certifié de données de santé.
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