Sommaire de cet article :
- Au niveau de dossier patient
- Au niveau de la consultation
- Enregistrement des vaccinations contre les HPV
- Rang des doses du vaccin contre les papillomavirus
- Problèmes et solutions
Suivez bien ces consignes simples pour un déroulement optimal de la campagne de vaccination et le bon remboursement des actes de vaccination réalisés. Vous pouvez imprimer ce document et le remettre aux membres de votre équipe.
Au niveau du dossier patient
Les « tags » d'autorisation de vaccination sont automatiquement ajoutés en cas d'autorisation parentale numérique.
Si vous recevez des formulaires au format papier, vous devez créez des dossiers de vaccination à partir de ces formulaires. Chaque autorisation de vaccination doit être marquée par les tags appropriés ajoutés manuellement. Si aucun tag d'autorisation n'est renseigné, cela signifie que l'enfant n'est pas inclus dans la campagne de vaccination.
A noter : la stratégie de vaccination contre d'autres maladies que les infections à papillomavirus peut être différente selon la région.
Tag obligatoire
- "0110068p" : code UAI du collège (suivi par collège et remboursement du vaccin).
Au moins un tag obligatoire
- "hpv2425" : si autorisation parentale de vaccination contre les papillomavirus. Il indique une autorisation de vaccination valable jusqu'à l'administration de la 2e dose.
- "ror2425" : si autorisation parentale de vaccination contre rougeole, oreillons et rubéole.
- "dtcp2425" : si autorisation parentale de vaccination contre la diphtérie, le tétanos, la coqueluche et la polio.
- "men2425" : si autorisation parentale de vaccination contre les méningocoques ACWY.
- "hepb2425" : si autorisation parentale de vaccination contre l'hépatite B.
Les tags "hpv2526", "ror2526"... seront ajoutés en plus des tags précédents aux nouveaux dossiers créés durant le premier semestre 2025 pour des collégiens qui recevront la 2e dose lors de la saison scolaire 2025-2026.
Note : si les parents changent d'avis après la création du dossier de vaccination et n'autorisent plus la vaccination de leur enfant contre les papillomavirus, il faut enlever le tag d'autorisation "hpv2425" (et conserver le tag du code UAI du collège). Même conduite à tenir pour les autorisations de vaccination contre d'autres maladies (ror2425...). Nous vous conseillons également de documenter ce changement dans la section "Commentaire" du dossier de l'élève.
Autres tags
- "collège georges brassens" : le nom du collège en clair est utile en pratique (on peut même dire indispensable au niveau ergonomique pour le suivi de la campagne).
- "n" ou "p" : le tag "n" est automatiquement ajouté aux dossiers créés lors de l'importation des formulaires numériques d'autorisation parentale ; vous pouvez ajouter le tag "p" lors de la création d'un dossier à partir d'un formulaire papier (fortement conseillé). Il vous permettra de retrouver facilement la liste des dossiers créés à partir du formulaire papier d'autorisation parentale.
- "5e", "4e" ou "3e" : indique la classe de l'élève renseigné par les parents (ajout automatique depuis le formulaire numérique).
Au niveau de la consultation
"Conditions de prise en charge" doit impérativement être positionnée sur « HPV (Campagne de vaccination papillomavirus) » (si le tag « hpv2425 » est présent, cette condition est sélectionnée par défaut).
Si "Conditions de prise en charge" n'est pas « HPV (Campagne de vaccination papillomavirus) », la consultation ne sera pas prise en compte dans les bordereaux de remboursement HPV (cependant la procédure de remboursement est en cours de révision).
Enregistrement des vaccinations contre les HPV
- Enregistrer le vaccin administré dans le collège depuis le bouton “Ajouter un acte de vaccination” de la consultation (bouton entouré dans la copie d’écran ci-dessous) ;
- Enregistrer une dose de vaccin administrée en ville dans l’historique vaccinal (seringue entourée dans la copie d’écran ci-dessous).
Rang des doses du vaccin contre les papillomavirus
Il n'est pas nécessaire (et pas possible) de préciser le rang de chaque dose reçue, car celui-ci est automatiquement déduit des dates d'administration. Dans le cadre de la campagne HPV, il est donc primordial de bien renseigner dans l'historique vaccinal les éventuelles doses de vaccin contre le papillomavirus reçues en ville (hors du centre).
Afin de pouvoir remplir automatiquement les différents bordereaux, veuillez bien respecter l'enregistrement des doses de vaccins contre le papillomavirus :
- enregistrez les doses administrées au centre de vaccination dans la consultation,
- enregistrez les doses administrées en ville (médecin traitant, pharmacien...) dans l'historique vaccinal.
Le respect strict de ces consignes permettra un bon déroulement administratif de la campagne.
Problèmes et solutions
Des dossiers ne sont pas pris en compte dans le bordereau de remboursement HPV
Attention, la procédure de remboursement des vaccins est en cours de modification, de nouvelles consignes seront données ici.
L'erreur la plus fréquente est que l'option "Conditions de prise en charge" n'est pas sélectionnée sur "HPV (Campagne de vaccination papillomavirus)". Cette sélection est automatique lorsque le tag "hpv2425" est présent et ne doit pas être modifiée.
Une autre source d'erreur est d'utiliser un tag autre que le seul qualifié pour la campagne 2024-2025, à savoir « hpv2425 ».
Enfin, bien vérifier que le vaccin saisi est bien GARDASIL 9 et non pas la version antérieure GARDASIL et si le patient n'a pas fourni le vaccin (voir dans « historique vaccinal » case à cocher "Le vaccin est fourni par le patient").
Des dossiers ne sont pas pris en compte dans le bordereau vaccination HPV
Pour que les dossiers puissent être inclus dans ce bordereau, il est impératif que les dossiers des collégiens aient le tag « hpv2425 » ainsi que du tag indiquant le code UAI du collège.