Le formulaire d'autorisation parentale permet de recueillir le consentement des familles, mais aussi de récolter les informations nécessaires à la création du dossier informatisé dans Colibri.
Le formulaire d'autorisation parentale a une date d'ouverture et une date de fermeture. Il doit impérativement être clôturé avant le début des séances de vaccination.
Pendant la période d'ouverture du formulaire, le nombre d'autorisations parentales pourra être suivi via le tableau de bord que nous avons mis en place pour chaque ARS. Les centres de vaccination peuvent aussi accéder à ce tableau de bord (voir avec l'ARS d'appartenance pour les modalités pratiques).
Dès la clôture du formulaire d'autorisation parentale, les informations recueillies seront figées et il ne sera plus possible pour les parents de les modifier.
Dans la demi-journée suivant la clôture, les dossiers de vaccination des collégiens seront créés dans le logiciel de gestion des centres de vaccination, Colibri. L'importation se fera automatiquement, sans intervention nécessaire de la part des centres de vaccination. Les membres des équipes pourront alors accéder aux fiches créées.
À noter que les collèges appariés à votre centre ont été automatiquement ajoutés dans l'onglet "Structures" du module "Agenda", dès que cette information a été connue, c'est-à-dire bien avant la fermeture du formulaire.
Si les parents ont saisi l'historique vaccinal de leur enfant ou ont joint une copie de la page vaccination du carnet de santé, les membres de l'équipe y auront accès. Le fichier PDF du formulaire d'autorisation parentale est, dans tous les cas, accessible dans l'onglet « Documents » du dossier Colibri.
Lors de l'importation des données, des "tags" (étiquettes, labels) sont automatiquement ajoutés à chaque dossier de collégien afin de les distinguer des autres dossiers patients.
L'utilisation de tags facilite la sélection des patients présentant certaines caractéristiques. Dans le contexte de la campagne de vaccination contre le HPV, ils permettent d'identifier rapidement les élèves concernés par la campagne de vaccination selon le collège où ils étudient.
Les tags ci-dessus permettent d'identifier :
- les collégiens éligibles à la vaccination anti-HPV, quel que soit le collège attribué au centre de vaccination ;
- les collégiens du collège Montesquieu.
Pour le cas où il y aurait plusieurs collèges Montesquieu dans la région, un tag représentant le code UAI (Unité Administrative Immatriculée) du collège est ajouté. Il s'agit d'un code unique composé de 7 chiffres et d’une lettre attribué à chaque établissement scolaire.
Le code UAI d'un collège peut être retrouvé ici.