Pour pouvoir gérer une équipe en totale autonomie, au moins un membre de celle-ci doit être nommé « administrateur » (ou « référent »). Pour ce faire, une demande doit être adressée au support (bouton « Nous contacter » en haut à droite de cette page), accompagnée des éléments suivants :
- Nom et prénom
- Profession
- Numéro RPPS (pour les professions inscrites au répertoire)
- E-mail : il faut éviter les adresses génériques et il n'est pas possible de rattacher plusieurs personnes à la même adresse e-mail. Une adresse personnelle peut convenir bien qu'il soit préférable d'utiliser une adresse professionnelle.
- Centre de vaccination auquel ce futur administrateur sera rattaché (nom, adresse et téléphone du centre).
Attention : le numéro RPPS est obligatoire pour les professionnels de santé. Ne fournir que le numéro RPPS (et pas FINESS ou ADELI ou tout autre numéro).
Les adresses e-mail génériques (comme secretariat@centrevac.com) doivent être proscrites car elles ne permettent pas une traçabilité certaine et peuvent être utilisées par plusieurs personnes occupant le poste successivement.
Il peut y avoir plusieurs administrateurs par équipe. Dans le cas de grosses équipes, c'est même souhaitable.
Ajouter des professionnels à l'équipe
Pour gérer son équipe, l'administrateur doit se rendre dans le module "Membres de l'équipe" de Colibri.
La liste des membres est disponible avec un marqueur indiquant le rôle d'administrateur.
Si un professionnel de santé doit être inscrit dans Colibri, qu'il y accède ou non, il doit être invité et s'inscrire suivant la procédure ci-dessous.
Ajouter un nouveau membre
Pour ajouter un nouveau membre à votre équipe, utilisez le bouton « Inviter un membre » situé en dessous de la liste des membres. La fenêtre suivante est affichée :
Deux méthodes sont proposées :
- Saisissez l'adresse e-mail du professionnel de santé que vous souhaitez inviter dans votre équipe, puis cliquez sur « Envoyer l'invitation ». Un e-mail sera alors adressé à ce destinataire par notre serveur. Il contiendra un lien d'invitation utilisable une seule fois et valable 7 jours.
- Copiez le lien affiché et envoyez-le de manière sécurisé au professionnel de santé que vous souhaitez inviter dans votre équipe (via votre messagerie ou par SMS). Ce lien n'est utilisable qu'une seule fois et possède une durée de validité de 7 jours. Vous pouvez générer autant de liens qu'il y a de membres à inviter en cliquant sur le bouton « Nouvelle invitation ».
La première méthode est bien sûr la plus simple et rapide. Cependant, si le destinataire ne reçoit pas le message d'invitation (certaines messageries ou pare-feux peuvent bloquer les messages provenant de serveurs), utilisez alors la deuxième méthode qui fonctionne dans tous les cas, pourvu que vous puissiez envoyer un e-mail ou un SMS. Voir aussi : Je ne reçois pas l'email de réinitialisation du mot de passe.
L'administrateur est responsable des membres qu'il invite.
Le membre invité reçoit un email contenant le lien d'invitation (voir Comment rejoindre une équipe).
Une fois inscrit, le nouveau membre apparait dans la liste des professionnels du module « Gestion de l'équipe ». S'il s'est inscrit avec sa CPS ou e-CPS, sa profession est indiquée. S'il s'est inscrit avec un e-mail et mot de passe, il est noté comme « Agent ».
Modifier la profession « Agent »
Dans Colibri, la profession est déduite du numéro RPPS. Le libellé “Professionnel de santé” apparaît lorsque les données de l’annuaire santé national sont incomplètes. Le libellé “Agent” apparaît pour les membres qui ne sont pas professionnels de santé ou lorsque le numéro RPPS n’a pas été renseigné (cas d'une inscription sans e-CPS) : dans ce cas, contactez le support pour mettre à jour les informations les concernant, en nous fournissant obligatoirement :
- nom et prénom des membres,
- adresse e-mail d'inscription à Colibri,
- nom de l'équipe d'appartenance telle qu'elle apparait dans Colibri,
- et bien sûr numéro RPPS de chaque membre.
Muni de ces données, nous mettrons à jour les dossiers et la profession sera affichée conformément au numéro RPPS.
Retirer des professionnels de l'équipe
Pour cela, l'administrateur doit cliquer sur l'icône "Corbeille" située sur la ligne du membre à retirer de l'équipe. À noter que cette icône n'apparaît pas sur la ligne de l'administrateur connecté, car il ne peut pas se supprimer lui-même.
Attention : cette action retire le membre de l'équipe mais ne supprime pas son compte. Il pourra toujours se connecter à la version "basique" de l'espace professionnel du Carnet de Vaccination Numérique. Il pourra gérer les carnets de sa patientèle mais n'aura plus accès à Colibri et aux carnets du centre de vaccination.