Cette page permet de gérer les collaborateurs de l’équipe : vous pouvez retirer un collaborateur de l’équipe ou en inviter un nouveau à l’aide d’un lien d’invitation à usage unique.
Les administrateurs peuvent ainsi gérer les membres de leur équipe en toute autonomie.
Trois rôles, associés à des droits d’accès différents, peuvent être attribués aux collaborateurs d’une équipe :
- Les administrateurs : ils ont accès à l’intégralité des fonctionnalités de Colibri, y compris à la gestion des collaborateurs de l’équipe.
- Les membres : ils peuvent être des professionnels de santé (disposant d’un numéro RPPS) ou des personnels administratifs (secrétaires, agents administratifs). Ils ont accès à l’ensemble des modules, à l’exception de la gestion des collaborateurs de l’équipe. Certaines fonctionnalités sont toutefois réservées aux professionnels de santé et ne sont donc pas accessibles aux personnels administratifs, notamment la prescription et l’administration de vaccins.
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Les collaborateurs externes : ils ont accès aux patients associés à au moins l’un des tags définis lors de leur invitation. Ce profil donne accès à une version simplifiée de l’application, « Colibri Light », comprenant uniquement les modules suivants :
- Consultations
- Patients
- HPV (si ce module est activé)
- Fichiers d’équipe (si ce module est activé)
| Seuls les administrateurs, identifiés par l’étiquette « admin », peuvent inviter ou retirer des collaborateurs et modifier leurs rôles. |
La profession est déterminée à partir du numéro RPPS. Le libellé « Professionnel de santé » apparaît lorsque les données de l’annuaire santé national sont incomplètes. Le libellé « Agent » apparaît pour les membres qui ne sont pas professionnels de santé (secrétaires par exemple) ou lorsque le numéro RPPS n’a pas été renseigné (notamment en cas d’inscription sans e-CPS) : dans ce cas, voir la dernière rubrique de cet article pour la mise à jour du numéro RPPS.
Tout professionnel de santé devant être inscrit dans Colibri doit recevoir une invitation et suivre la procédure d’inscription ci-dessous, même s’il n’utilise pas directement l’application.
À retenir : les membres ont accès à TOUS les dossiers de l’équipe, tandis que les collaborateurs externes ont accès UNIQUEMENT aux dossiers comportant au moins l’un des tags d’accès définis lors de leur invitation.
Prérequis
Pour gérer une équipe en toute autonomie, au moins un de ses membres doit disposer du rôle d’« administrateur » (ou « référent »). Une demande doit être adressée au support (bouton « Nous contacter » en haut à droite de cette page), accompagnée des éléments suivants :
- Nom et prénom du futur administrateur
- Profession
- Numéro RPPS (pour les professions inscrites au répertoire)
- Adresse e-mail : privilégiez une adresse professionnelle nominative. Une adresse personnelle peut également convenir. Évitez les adresses génériques, qui ne permettent pas une traçabilité individuelle fiable.
- Équipe de rattachement du futur administrateur (nom, adresse et numéro de téléphone du centre).
Attention : le numéro RPPS est obligatoire pour les professionnels de santé. Communiquez uniquement le numéro RPPS, et non un numéro FINESS, ADELI ou tout autre identifiant.
Une équipe peut compter plusieurs administrateurs. Le support désigne le premier ; les autres doivent d’abord être invités comme membres, puis nommés administrateurs par le support. Voir ci-dessous : « Ajouter un nouvel administrateur à l’équipe ».
Ajouter un nouveau membre
Pour ajouter un nouveau membre à votre équipe, utilisez le bouton « Ajouter un membre ou un externe » situé en haut à droite de la liste des collaborateurs. La fenêtre suivante s'affiche :
Le rôle est défini par défaut sur « Membre ».
Choisissez la méthode d'envoi du lien d'invitation. Deux méthodes sont proposées :
- E-mail d'invitation : saisissez l'adresse e-mail du collaborateur que vous souhaitez inviter dans votre équipe, puis cliquez sur « Inviter ». Un e-mail sera alors adressé à ce destinataire par notre serveur. Il contiendra un lien d'invitation utilisable une seule fois et valable 7 jours.
- Lien d'invitation : copiez le lien affiché et envoyez-le de manière sécurisée au collaborateur que vous souhaitez inviter dans votre équipe (via votre messagerie ou par SMS). Ce lien n'est utilisable qu'une seule fois et possède une durée de validité de 7 jours. Vous pouvez générer autant de liens qu'il y a de membres à inviter en cliquant sur le bouton « Nouvelle invitation ».
L’invitation par e-mail est généralement la méthode la plus simple. Si le destinataire ne reçoit pas le message (certaines messageries ou certains pare-feux bloquent les e-mails automatiques), utilisez plutôt un lien d’invitation que vous transmettrez vous-même par e-mail ou SMS.
Attention : ce membre aura accès à l'ensemble des dossiers patients de votre équipe. Si vous souhaitez limiter son accès à certains dossiers uniquement, vous devez l'inviter en tant que « collaborateur externe » et définir les tags correspondant aux dossiers auxquels il sera autorisé à accéder.
L'administrateur est responsable des membres qu'il invite.
Le membre invité reçoit un e-mail contenant le lien d'invitation (voir ci-dessous la procédure d'inscription).
Ajouter un nouveau collaborateur externe
Pour ajouter un nouveau collaborateur externe à votre équipe, utilisez le bouton « Ajouter un membre ou un externe » situé en haut à droite de la liste des collaborateurs. La fenêtre suivante s'affiche :
Modifiez le rôle dans la liste déroulante en sélectionnant « Externe ».
Ajoutez le ou les tags correspondant aux dossiers auxquels ce collaborateur pourra accéder, en les sélectionnant dans la liste déroulante.
Attention : le collaborateur externe aura accès uniquement aux dossiers patients associés à au moins l’un des tags sélectionnés. Les dossiers ne comportant aucun des tags sélectionnés seront invisibles et inaccessibles pour ce collaborateur.
L'administrateur est responsable des collaborateurs externes qu'il invite.
Choisissez la méthode d'envoi du lien d'invitation. Comme pour inviter un membre, deux méthodes sont proposées :
- E-mail d'invitation : saisissez l'adresse e-mail du professionnel de santé que vous souhaitez inviter dans votre équipe, puis cliquez sur « Inviter ». Un e-mail sera alors adressé à ce destinataire par notre serveur. Il contiendra un lien d'invitation utilisable une seule fois et valable 7 jours.
- Lien d'invitation : copiez le lien affiché et envoyez-le de manière sécurisée au professionnel de santé que vous souhaitez inviter dans votre équipe (via votre messagerie ou par SMS). Ce lien n'est utilisable qu'une seule fois et possède une durée de validité de 7 jours. Vous pouvez générer autant de liens qu'il y a de membres à inviter en cliquant sur le bouton « Nouvelle invitation ».
Si le destinataire ne reçoit pas l’e-mail d’invitation, utilisez la méthode du lien d’invitation et transmettez-le directement par e-mail ou SMS.
Le collaborateur externe invité reçoit un e-mail contenant le lien d'invitation (voir ci-dessous la procédure d'inscription).
Ajouter un nouvel administrateur à l'équipe
L'attribution du rôle d'administrateur nécessite l'intervention de notre équipe support.
Étape 1 : Ajouter le futur administrateur comme membre
Si ce n'est pas déjà fait, commencez par inviter la personne à rejoindre votre équipe en tant que membre. Pour cela, consultez la procédure décrite précédemment : « Ajouter un nouveau membre ».
Étape 2 : Création du compte et première connexion
La personne invitée doit créer son compte Colibri (si elle n'en possède pas déjà un), puis se connecter à l'application. Une fois cette étape effectuée, elle apparaît dans la liste des membres de votre équipe.
Étape 3 : Demander l'attribution du rôle d'administrateur
Pour attribuer le rôle d'administrateur à ce membre, adressez une demande à notre équipe support en ouvrant un ticket. Votre demande doit comporter les informations suivantes :
- Nom et prénom du membre concerné ;
- Adresse e-mail utilisée pour son inscription à Colibri ;
- Nom de l'équipe à laquelle il appartient ;
- Numéro RPPS, si le membre est un professionnel de santé et que cette information n'a pas encore été renseignée.
Après vérification de ces informations, notre équipe support procédera à la modification de son rôle en administrateur.
Retirer le rôle d'administrateur
Il est également possible de retirer le rôle d'administrateur à un membre de votre équipe.
Pour cela, il suffit d'en faire la demande auprès de notre équipe support, en ouvrant un ticket et en précisant l'identité du membre, son adresse e-mail ainsi que le nom de l'équipe concernée.
Son rôle pourra alors être modifié pour redevenir un simple membre de l'équipe.
Modifier le rôle d'un membre de l'équipe
Vous pouvez transformer un membre en collaborateur externe, et inversement. Ce changement modifie les fonctionnalités et les dossiers auxquels il peut accéder.
Membre → Collaborateur externe
- Cliquez sur l'icône « crayon » située à côté du nom du membre dont vous souhaitez modifier le rôle.
- Dans la liste déroulante, sélectionnez le rôle « Collaborateur externe ».
- Ajoutez les tags correspondant aux dossiers auxquels ce collaborateur sera autorisé à accéder.
- Cliquez sur « Enregistrer » pour valider les modifications.
Lors de sa prochaine connexion, le collaborateur externe sera automatiquement dirigé vers Colibri Light, une version simplifiée de l'application. Il pourra uniquement consulter et gérer les dossiers associés à au moins l'un des tags qui lui ont été attribués. Les autres dossiers lui seront totalement invisibles et inaccessibles.
Collaborateur externe → Membre
Il est également possible de transformer un collaborateur externe en membre de l'équipe.
La procédure est similaire :
- Cliquez sur l'icône « crayon » située à côté du nom du collaborateur externe.
- Dans la liste déroulante, sélectionnez le rôle « Membre ».
- Cliquez sur « Enregistrer » pour valider les modifications.
- Enfin, retirez les tags d’accès associés à ce collaborateur dans la liste des membres.
Lors de sa prochaine connexion, le collaborateur sera automatiquement dirigé vers la version complète de Colibri.
Il pourra alors accéder à l’ensemble des dossiers patients de l’équipe, sans restriction liée aux tags, ainsi qu’aux fonctionnalités autorisées pour son profil de membre.
Modifier la profession « Agent »
Dans Colibri, la profession est déduite du numéro RPPS. Le libellé “Professionnel de santé” apparaît lorsque les données de l’annuaire santé national sont incomplètes. Le libellé « Agent » apparaît pour les membres qui ne sont pas professionnels de santé ou lorsque le numéro RPPS n’a pas été renseigné (cas d'une inscription sans e-CPS) : dans ce cas, contactez le support (bouton « Nous contacter » en haut à droite de cette page) pour mettre à jour les informations les concernant, en nous fournissant obligatoirement :
- nom et prénom des membres,
- adresse e-mail d'inscription à Colibri,
- nom de l'équipe d'appartenance tel qu’il apparaît dans Colibri,
- et bien sûr numéro RPPS de chaque membre.
À réception de ces informations, le support mettra à jour les dossiers. La profession sera alors affichée conformément aux données associées au numéro RPPS.
Retirer des professionnels de l'équipe
Pour cela, l'administrateur doit cliquer sur l'icône « Corbeille » située sur la ligne du membre à retirer de l'équipe. À noter que cette icône n'apparaît pas sur la ligne de l'administrateur connecté, car il ne peut pas se supprimer lui-même.
Attention : cette action retire le membre de l’équipe, mais ne supprime pas son compte. Il pourra toujours se connecter à la version « basique » de l'espace professionnel du Carnet de Vaccination Numérique. Il pourra gérer les carnets de sa patientèle, mais n'aura plus accès à Colibri ni aux carnets du centre de vaccination.
Accepter une invitation et rejoindre l’équipe Colibri
Pour rejoindre l'équipe de professionnels d'un centre de vaccination, il est nécessaire d'avoir été préalablement invité par un administrateur (voir ci-dessus).
Le membre ou collaborateur externe invité reçoit un e-mail contenant le lien d'invitation. En cliquant sur ce lien, il est redirigé vers la page de connexion de Colibri :
Deux situations peuvent alors se présenter :
1 - Il n'a pas encore de compte sur MesVaccins.net (ni pour accéder à Colibri, ni pour accéder au Carnet de Vaccination Numérique version pro).
Il clique sur l'onglet « Nouvel utilisateur ? » et suit la procédure d'inscription.
Il faut privilégier l'inscription via CPS ou e-CPS, qui renseignera automatiquement le numéro RPPS. C'est le numéro RPPS qui permet d'indiquer la profession sur Colibri. En l'absence de numéro RPPS, la profession est « Agent ». Voir le paragraphe ci-dessus Modifier la profession « Agent » pour la mise à jour du numéro RPPS.
2 - Il a déjà un compte sur MesVaccins.net pour accéder au CVN Pro ou à Colibri (dans une autre équipe). Il reste sur l'onglet « Connectez-vous » et se connecte à son compte. Il est alors automatiquement intégré à l'équipe Colibri.
Si le membre est déjà intégré dans une ou plusieurs autres équipes Colibri, il peut facilement changer d'équipe via le menu situé sous le logo Colibri.