Dans plusieurs régions, un formulaire d'autorisation parentale numérique (FAPN) est mis à la disposition des familles. Les dossiers des collégiens sont automatiquement créés dans la base patients du centre de vaccination auquel leur collège est rattaché, dès la signature électronique de l’autorisation parentale numérique.
Toutefois, les centres de vaccination peuvent également recevoir des formulaires d'autorisation parentale au format papier (FAPP). Ces formulaires sont notamment destinés aux familles qui ne peuvent pas effectuer la démarche en ligne pour des raisons techniques.
Le formulaire papier peut être obtenu ici.
Les FAPP doivent être collectés par les collèges, puis transmis à leur centre de vaccination de rattachement. Chaque centre est invité à prendre contact avec les collèges concernés afin de convenir des modalités pratiques de transmission.
Les centres de vaccination peuvent intégrer ces formulaires dans Colibri et créer les dossiers patients correspondants sans attendre la clôture du FAPN.
Voici un exemple de PAPP :
Enregistrement des autorisations parentales au format papier
Deux méthodes permettent d'intégrer les FAPP dans Colibri :
- La numérisation automatisée par lots, à l'aide du module « HPV » ;
- La saisie manuelle des informations et l'ajout du formulaire numérisé au dossier patient.
1. Utilisation du module « HPV »
Ce module permet de numériser par lots les FAPP, d’en extraire les informations grâce à l’intelligence artificielle (IA) et à la reconnaissance optique de caractères (OCR), puis de créer automatiquement les dossiers patients correspondants et d’y rattacher une copie numérique de chaque autorisation. Les tags correspondant aux vaccinations autorisées sont automatiquement ajoutés aux dossiers patients.
Pour connaître les modalités d'utilisation de ce module, consultez l'article Module « HPV ».
2. Saisie manuelle des autorisations parentales
La saisie manuelle permet d'intégrer les FAPP un par un dans Colibri. Pour chaque autorisation, un dossier patient doit être créé et complété à partir des informations figurant sur le formulaire. Les tags correspondant aux vaccinations autorisées doivent être ajoutés manuellement, ainsi qu'une copie numérique de l'autorisation parentale.
2.1. Créer et compléter le dossier patient
Créez un dossier patient dans Colibri pour chaque collégien concerné et renseignez les informations figurant sur le formulaire papier.
Veillez notamment à enregistrer les informations nécessaires à l'établissement du bordereau CPAM demandé par l'Assurance maladie : numéro de sécurité sociale, couverture sociale, complémentaire santé et code régime.
2.2. Ajouter les tags nécessaires au suivi de la campagne
Dans la rubrique « Tags » du dossier patient, renseignez les éléments suivants :
- hpv2627 : identifie les collégiens participant à la campagne de vaccination de l'année scolaire 2026-2027 et permet le suivi global de la campagne par l'ARS ;
- Le code UAI du collège : permet le suivi par établissement et la complétude du bordereau « Vaccination HPV ». Ce code unique, composé de sept chiffres et d'une lettre, peut être recherché ici ;
- Le nom du collège : facultatif, mais recommandé pour faciliter le suivi de la campagne. Il peut comporter des espaces et des caractères accentués ;
- p : tag facultatif permettant de distinguer les dossiers créés à partir d'un FAPP de ceux issus d'un FAPN.
Voici un exemple :
Iil convient également d'ajouter les tags correspondant aux vaccinations effectivement autorisées :
- ror2627 : autorisation de vaccination contre la rougeole, les oreillons et la rubéole ;
- dtcp2627 : autorisation de vaccination contre la diphtérie, le tétanos, la coqueluche et la poliomyélite ;
- men2627 : autorisation de vaccination contre les méningocoques ACWY ;
- hepb2627 : autorisation de vaccination contre l'hépatite B.
Remarque : la stratégie de vaccination contre les maladies autres que les infections à papillomavirus peut varier selon les régions.
Le tag « hpv2627 » doit être utilisé pour les deux doses du vaccin contre les papillomavirus, même si celles-ci sont administrées au cours de deux années scolaires différentes : la première en 2026-2027 et la seconde en 2027-2028. Ce tag reste donc valable pour l'ensemble du schéma vaccinal initié lors de la campagne 2026-2027.
Attention : les tags « hpv2026 » et « hpv26 » ne sont pas valides.
Ces tags permettent d'identifier les collégiens concernés par la campagne et d'alimenter automatiquement les tableaux de bord des ARS.
2.3. Ajouter une copie numérique de l'autorisation parentale au dossier patient
Dans l'onglet « Documents » du dossier patient, cliquez sur le bouton « + Document » pour ajouter une copie numérique du formulaire papier.
Vous pouvez sélectionner un document préalablement numérisé et enregistré sur votre ordinateur ou, depuis un smartphone ou une tablette, prendre directement une photo du formulaire et l'ajouter au dossier.
Cette opération permet de conserver durablement l'autorisation parentale dans un environnement d'hébergement certifié pour les données de santé.
Voir la démonstration vidéo : Enregistrement d'un document dans Colibri .