Un formulaire numérique d'autorisation parentale a été mis en ligne dans plusieurs régions. Des dossiers médicaux de collégiens sont alors créés automatiquement dans la base patients du centre de vaccination, en fonction des collèges attribués à ce centre.
Cependant, les centres peuvent également recevoir des formulaires d'autorisation parentale au format papier. Ceux-ci peuvent donner lieu à la création de dossiers patients dans Colibri sans attendre la clôture du formulaire numérique.
Conduite à tenir pour l'enregistrement du formulaire d'autorisation parentale au format papier
Voir la vidéo sur Youtube : https://video1.mesvaccins-tv.net/
1. Créer un dossier patient dans Colibri pour chaque collégien éligible à la vaccination et le compléter avec les informations disponibles.
Il ne faudra pas oublier d'enregistrer les informations nécessaires pour compléter le bordereau CPAM demandé par l'assurance maladie (numéro de sécurité sociale, couverture sociale, complémentaire santé et code régime).
2. Dans la partie Tags, entrez les libellés suivants :
- le libellé hpv2425, pour indiquer la participation à la campagne de vaccination anti-hpv pour l'année scolaire 2024-2025 ;
- le nom du collège (vous pouvez mettre des espaces et des lettres accentuées) ;
- le code UAI (Unité Administrative Immatriculée) : il s'agit d'un code unique pour chaque établissement scolaire. Il se compose d'un ensemble de 7 chiffres et d’une lettre. Le code UAI d'un collège peut être retrouvé ici ;
- Pour différencier un dossier issu d'une autorisation papier d'un dossier issu d'une autorisation numérique, vous pouvez utiliser le tag « p » (pour papier).
Voici un exemple :
Les « tags » d'autorisation de vaccination sont automatiquement ajoutés en cas d'autorisation parentale via le formulaire numérique. Pour les dossier créés à partir d'un formulaire papier, bien renseigner chaque dossier patient avec les « tags » suivants (à savoir : la stratégie de vaccination contre d'autres maladies que les infections à papillomavirus peut être différente selon la région) :
- ror2425 : indique l'autorisation parentale de vaccination contre rougeole, oreillons et rubéole
- dtcp2425 : indique l'autorisation parentale de vaccination contre la diphtérie, le tétanos, la coqueluche et la polio
- men2425 : indique l'autorisation parentale de vaccination contre les méningocoques ACWY
- hepb2425 : indique l'autorisation parentale de vaccination contre l'hépatite B
Le tag « hpv2425 » doit être utilisé pendant toute la campagne de l'année scolaire 2024-2025, que ce soit pour la première dose du vaccin contre les papillomavirus au 2e semestre 2024 ou pour la 2e dose, qui sera administrée au cours du 1er semestre 2025.
Attention, les tags tels que « hpv2024 » ou « hpv24 » ne sont pas valides.
Ces tags ou étiquettes permettent d'identifier tous les collégiens concernés par la campagne de vaccination anti-HPV. Ces tags permettront également d'alimenter automatiquement les tableaux de bord des ARS.
3. Ajout du scan de l'autorisation parentale dans l'onglet Documents du dossier patient (bouton + Document).
Vous pouvez ajouter le document scanné dans le dossier patient après l'avoir sélectionné dans l'endroit où il se trouve sur son ordinateur.
Avec un smartphone ou une tablette, vous pouvez directement prendre en photo le document puis l'ajouter dans les documents.
De cette manière vous pouvez conserver à long terme ce document en hébergement certifié de données de santé.
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