Suivez bien ces consignes simples pour un déroulement optimal de la campagne de vaccination et le bon remboursement des actes de vaccination réalisés. Vous pouvez imprimer ce document et le remettre aux membres de votre équipe.
Au niveau du dossier patient
Bien renseigner chaque dossier patient avec les « tags » suivants :
- hpv2425 : permet à l'ARS de réaliser le suivi global de la campagne ;
- code UAI du collège : permet le suivi par collège et la complétude du bordereau “Vaccination HPV”.
Le tag "hpv2425" doit être utilisé pendant toute la campagne de l'année scolaire 2024-2025, tant pour la première dose du vaccin contre les papillomavirus au deuxième semestre 2024 que pour la deuxième dose qui sera administrée au cours du premier semestre 2025.
Au niveau de la consultation
"Conditions de prise en charge" doit impérativement être positionnée sur « HPV (Campagne de vaccination papillomavirus) » (si le tag « hpv2425 » est présent, cette condition est sélectionnée par défaut).
Si "Conditions de prise en charge" n'est pas « HPV (Campagne de vaccination papillomavirus) », la consultation ne sera pas prise en compte dans les bordereaux de remboursement HPV.
Enregistrement des vaccinations contre les HPV
- Enregistrer le vaccin administré dans le collège depuis le bouton “Ajouter un acte de vaccination” de la consultation (bouton entouré dans la copie d’écran ci-dessous) ;
- Enregistrer une dose de vaccin administrée en ville dans l’historique vaccinal (seringue entourée dans la copie d’écran ci-dessous).
Rang des doses du vaccin contre les papillomavirus
Il n'est pas nécessaire (et pas possible) de préciser le rang de chaque dose reçue, car celui-ci est automatiquement déduit des dates d'administration. Dans le cadre de la campagne HPV, il est donc primordial de bien renseigner dans l'historique vaccinal les éventuelles doses de vaccin contre le papillomavirus reçues en ville (hors du centre).
Afin de pouvoir remplir automatiquement les différents bordereaux, veuillez bien respecter l'enregistrement des doses de vaccins contre le papillomavirus :
- enregistrez les doses administrées au centre de vaccination dans la consultation,
- enregistrez les doses administrées en ville (médecin traitant, pharmacien...) dans l'historique vaccinal.
Attention : seul le vaccin GARDASIL 9 est utilisable durant la campagne. La saisie de tout autre vaccin tel que le GARDASIL entrainera la non prise en compte dans les bordereaux.
Le respect strict de ces consignes permettra un bon déroulement administratif de la campagne.
Problèmes et solutions
Des dossiers ne sont pas pris en compte dans le bordereau de remboursement HPV
Si tel est le cas, cela signifie que les instructions ci-dessus n'ont pas été correctement suivies. L'erreur la plus fréquente est que l'option "Conditions de prise en charge" n'est pas sélectionnée sur "HPV (Campagne de vaccination papillomavirus)". Cette sélection est automatique lorsque le tag "hpv2024" est présent. Cependant, il ne faut pas modifier cette sélection ensuite pour autre chose que "HPV (Campagne de vaccination papillomavirus)", ce qui a parfois été observé lors des rares problèmes qui nous ont été signalés.
Une autre source d'erreur est d'utiliser un tag autre que le seul qualifié pour la campagne 2024-2025, à savoir « hpv2024 ».
Enfin, bien vérifier que le vaccin saisi est bien GARDASIL 9 et non pas la version antérieure GARDASIL et si le patient n'a pas fourni le vaccin (voir dans « historique vaccinal » case à cocher "Le vaccin est fourni par le patient").
Des dossiers ne sont pas pris en compte dans le bordereau vaccination HPV
Pour que les dossiers puissent être inclus dans ce bordereau, il est impératif que les dossiers des collégiens soient munis du tag « hpv2425 » ainsi que du tag indiquant le code UAI du collège.