Article mis à jour pour la campagne 2026-2027.
Sommaire de cet article :
- Au niveau de dossier patient
- Au niveau de la consultation
- Enregistrement des vaccinations contre les HPV
- Rang des doses du vaccin contre les papillomavirus
- Problèmes et solutions
- Tutoriel du logiciel Colibri sur smartphone
Suivez bien ces consignes simples pour un déroulement optimal de la campagne de vaccination et le bon remboursement des actes de vaccination réalisés. Vous pouvez imprimer ce document et le remettre aux membres de votre équipe.
Au niveau du dossier patient
Les « tags » d'autorisation de vaccination sont automatiquement ajoutés en cas d'autorisation parentale numérique.
Si vous recevez des formulaires au format papier, vous devez créez des dossiers de vaccination à partir de ces formulaires. Chaque autorisation de vaccination doit être marquée par les tags appropriés ajoutés manuellement. Si aucun tag d'autorisation n'est renseigné, cela signifie que l'enfant n'est pas inclus dans la campagne de vaccination.
A noter : la stratégie de vaccination contre d'autres maladies que les infections à papillomavirus peut être différente selon la région.
Tag obligatoire
- "0110068p" : code UAI du collège (suivi par collège et remboursement du vaccin).
Au moins un tag obligatoire
- "hpv2627" : si autorisation parentale de vaccination contre les papillomavirus. Il indique une autorisation de vaccination valable jusqu'à l'administration de la 2e dose.
- "ror2627" : si autorisation parentale de vaccination contre rougeole, oreillons et rubéole.
- "dtcp2627" : si autorisation parentale de vaccination contre la diphtérie, le tétanos, la coqueluche et la polio.
- "men2627" : si autorisation parentale de vaccination contre les méningocoques ACWY.
- "hepb2627" : si autorisation parentale de vaccination contre l'hépatite B.
Les tags "hpv2627", "ror2627"... seront ajoutés au fur et à mesure des inscriptions numériques qui seront ouvertes entre le 1er septembre 2026 et fin octobre 2026, selon les régions. Le formulaire d'autorisation parentale de chaque région peut être retrouvé ici.
Note : si les parents changent d'avis après la création du dossier de vaccination et n'autorisent plus la vaccination de leur enfant contre les papillomavirus, il faut enlever le tag d'autorisation "hpv2627" (et conserver le tag du code UAI du collège). Même conduite à tenir pour les autorisations de vaccination contre d'autres maladies (ror2627...). Nous vous conseillons également de documenter ce changement dans la section "Commentaire" du dossier de l'élève.
Autres tags
- "collège georges brassens" : le nom du collège en clair. Attention toutefois : le nom du collège, qui provient de data.gouv, peut changer d'une année à l'autre. La référence reste le code UAI pour la sélection des élèves.
- "n" ou "p" : le tag "n" est automatiquement ajouté aux dossiers créés lors de l'importation des formulaires numériques d'autorisation parentale ; vous pouvez ajouter le tag "p" lors de la création d'un dossier à partir d'un formulaire papier (fortement conseillé). Il vous permettra de retrouver facilement la liste des dossiers créés à partir du formulaire papier d'autorisation parentale.
- "6e", "5e", "4e", "3e" ou "Non concerné": indique la classe de l'élève renseigné par les parents (ajout automatique depuis le formulaire numérique) : "Non concerné" est utilisé pour les ESMS.
- "exclusion" : permet d’exclure un élève des listes, par exemple s’il a changé de collège ou est à jour de ses vaccinations sans que l’historique vaccinal ait été complété. Au niveau des listes éditées par le module « Statistiques » / « Patient », les élèves ayant le tag « exclusion » n’apparaîtront pas.
"maj2627" : ce tag est automatiquement ajouté lorsqu’une nouvelle autorisation parentale numérique (APN) est créée pour la campagne 2026-2027, alors que le dossier comporte déjà une APN pour la campagne 2025-2026. Dans ce cas, l’ensemble des tags du dossier est mis à jour et le tag « maj2627 » est ajouté pour signaler cette actualisation. La nouvelle APN est enregistrée dans les documents du dossier. L’APN précédente est conservée et reste accessible, permettant ainsi de consulter les deux autorisations.
Au niveau de la consultation
"Conditions de prise en charge" doit impérativement être positionnée sur « HPV (Campagne de vaccination papillomavirus) » (si le tag « hpv2627 » est présent, cette condition est sélectionnée par défaut).
Si "Conditions de prise en charge" n'est pas « HPV (Campagne de vaccination papillomavirus) », la consultation ne sera pas prise en compte dans les bordereaux de remboursement HPV et méningocoques et une erreur sera affichée dans le tableau de bord de l'ARS.
Enregistrement des vaccinations contre les HPV et les méningocoques
- Enregistrer le vaccin administré dans le collège depuis le bouton “Ajouter un acte de vaccination” de la consultation (bouton entouré dans la copie d’écran ci-dessous) ;
- Enregistrer une dose de vaccin administrée en ville dans l’historique vaccinal (seringue entourée dans la copie d’écran ci-dessous).
Rang des doses : vaccin contre les papillomavirus uniquement
Il n'est pas nécessaire (et pas possible) de préciser le rang de chaque dose reçue, car celui-ci est automatiquement déduit des dates d'administration. Dans le cadre de la campagne de vaccination dans les collèges, il est donc primordial de bien renseigner dans l'historique vaccinal les éventuelles doses de vaccin contre le papillomavirus reçues en ville (hors du centre).
Afin de pouvoir remplir automatiquement les différents bordereaux, veuillez bien respecter l'enregistrement des doses de vaccins contre le papillomavirus :
- enregistrez les doses administrées au centre de vaccination dans la consultation,
- enregistrez les doses administrées en ville (médecin traitant, pharmacien...) dans l'historique vaccinal.
Le respect strict de ces consignes permettra un bon déroulement administratif de la campagne.
Que faire si des dossiers ne sont pas pris en compte dans le bordereau de remboursement des vaccins anti-HPV et anti-méningococciques ?
- L'erreur la plus fréquente est que l'option "Conditions de prise en charge" n'est pas sélectionnée sur "HPV (Campagne de vaccination papillomavirus)". Cette sélection est automatique lorsque le tag "hpv2627" est présent et ne doit pas être modifiée.
- Une autre source d'erreur est d'utiliser un tag autre que le seul qualifié pour la campagne 2026-2027, à savoir « hpv2627 ».
- Vérifier que le vaccin saisi est bien l'un des vaccins suivants : GARDASIL 9, NIMENRIX, MENQUADFI ou MENVEO.
- Vérifier que la case à cocher "Le vaccin est fourni par le patient" n'a pas été cochée dans le formulaire vaccin.
Comment sélectionner les dossiers des enfants à vacciner ?
En utilisant la recherche avancée depuis le module Patients ou le module Agenda, ou depuis le module Import/Export, onglet Export avancé. La recherche avancée vous permet de déterminer automatiquement cette liste en fonction de vos besoins, en sélectionnant l'une des requêtes décrites ici.