Pour pouvoir gérer une équipe en totale autonomie, au moins un membre de celle-ci doit être nommé « administrateur » (ou « référent »). Pour ce faire, une demande doit être adressée au support, accompagnée des éléments suivants :
- Nom et prénom
- Profession
- Numéro RPPS (pour les professions inscrites au répertoire)
- E-mail : il faut éviter les adresses génériques et il n'est pas possible de rattacher plusieurs personnes à la même adresse e-mail. Une adresse personnelle peut convenir bien qu'il soit préférable d'utiliser une adresse professionnelle.
- Centre de vaccination auquel ce futur administrateur sera rattaché (nom, adresse et téléphone du centre).
Attention : le numéro RPPS est obligatoire pour les professionnels de santé. Ne fournir que le numéro RPPS (et pas FINESS ou ADELI ou tout autre numéro).
Il peut y avoir plusieurs administrateurs par équipe.
Ajouter des professionnels à l'équipe
Pour gérer son équipe, l'administrateur doit se rendre dans le module "Membres de l'équipe" de Colibri. La liste des membres est disponible avec un marqueur indiquant le rôle d'administrateur.
La profession est déduite du numéro RPPS : si la mention « Agent » apparaît pour un membre, c'est soit parce que le numéro RPPS n'a pas été renseigné, soit parce que le professionnel n'en possède pas. Cela concerne notamment les secrétaires et agents administratifs qui n'ont pas de numéro RPPS. Si un professionnel de santé apparaît comme « Agent », veuillez nous contacter via le support pour la mise à jour de son numéro RPPS.
Pour ajouter un nouveau membre, il faut cliquer sur le bouton "+ inviter un membre", situé sous la liste des membres.
Seuls les administrateurs ont accès à ce bouton.
Il y a ensuite deux manières de procéder, comme le montre cette copie d'écran :
La première méthode est la plus simple : il suffit de saisir l'email du professionnel à inviter puis de cliquer sur "Envoyer l'invitation".
La deuxième méthode consiste à copier un lien d'invitation et à l'envoyer à la personne qui doit rejoindre son équipe par le moyen de transmission souhaité (email, SMS ou courrier).
Chaque lien est utilisable une seule fois et a une durée de validité de 7 jours. Il est donc nécessaire de générer autant de liens que de membres à inviter.
L'administrateur est responsable des membres qu'il invite.
Voici un exemple de mail d'invitation :
Bonjour,
Afin de rejoindre l'équipe du centre XXX, veuillez cliquer sur le lien ci-dessous :
{Lien généré à copier ici}
Attention, le lien a une validité de 7 jours.
Pour des instructions détaillées sur la procédure de connexion, vous pouvez consulter l'article "Comment rejoindre une équipe" : https://support-colibri.mesvaccins.net/hc/fr/articles/18753918494353
Bien cordialement,
L'administrateur du centre XXX.
Le membre invité reçoit un email contenant le lien d'invitation (voir Comment rejoindre une équipe).
Retirer des professionnels de l'équipe
Pour cela, l'administrateur doit cliquer sur l'icône "Corbeille" située sur la ligne du membre à retirer de l'équipe. À noter que cette icône n'apparaît pas sur la ligne de l'administrateur connecté, car il ne peut pas se supprimer lui-même.
À noter que cette action retire le membre de l'équipe mais ne supprime pas son compte. Il pourra toujours se connecter à la version "basique" de l'espace professionnel du Carnet de Vaccination Numérique. Il pourra gérer les carnets de sa patientèle mais n'aura plus accès aux carnets du centre de vaccination.