Formation des 2 et 4 septembre 2025

Résumé de la formation

Formateur : Pr JL Koeck & F. Burelle.

La formation a porté sur le logiciel Colibri et ses fonctionnalités pour la campagne de vaccination 2025-2026. Jean-Louis Koeck a rappelé l’importance des formulaires d’autorisation parentale numérique, à compléter avant le passage des centres de vaccination dans les collèges. Il a précisé que les parents doivent être informés des dates de passage et que chaque centre peut fixer ses propres délais de dépôt des autorisations parentales numériques et papiers. La sécurité de la solution, hébergée en France, a été mise en avant, ainsi que l’accès depuis différents appareils sans stockage local des données de santé.

Il a présenté la gestion des dossiers élèves : l’usage de tags permet d’indiquer l’autorisation parentale ; les dossiers ne sont créés qu’après accord des parents ; des informations complémentaires (par exemple la classe) peuvent être ajoutées. Des améliorations automatisent la prise en compte des changements d’information, et les tags sont adaptés chaque année pour alimenter le tableau de bord de suivi des ARS. Le module HPV facilite la création de dossiers en ligne et l’accès à l’historique vaccinal des enfants ; une vérification des informations est recommandée pour éviter les doublons.

Enfin, concernant les consultations de vaccination, les opérateurs peuvent enregistrer les actes en temps réel avec synchronisation des données entre différents appareils. Le module « Agenda » permet de planifier les interventions dans les collèges. La communication avec les parents est assurée via des notifications, et l’ouverture continue de la plateforme est encadrée pour gérer les inscriptions tardives. Les parents peuvent consulter les autorisations saisies, et des rappels peuvent être programmés pour garantir un suivi vaccinal efficace.

Powerpoint de la formation.

Vidéo de la formation du 02/09 (0h 55) : https://youtu.be/9fDDQr-xpwU
Vidéo de la formation du 04/09 (1h 23) : https://youtu.be/KFAVAodMH9k

Quelques questions / réponses

1. Quelles sont les dates d'ouverture et de fermeture des formulaires d’autorisation parentale numérique ?

Le formulaire d’autorisation parentale numérique est ouvert sur demande de l’ARS et ne sera pas fermé.
Les dossiers sont créés automatiquement et immédiatement dans Colibri à chaque signature d’un nouveau formulaire par les parents. Plus besoin d’attendre la clôture du formulaire : les dossiers apparaissent au fur et à mesure des inscriptions.
Chaque région est autonome pour fixer la date d'ouverture du formulaire.
Un délai de dépôt de l’autorisation parentale avant la séance peut être fixé par le centre de vaccination (par exemple, une ou deux semaines avant) et transmis au collège pour communication aux parents. Si le questionnaire est rempli après la date butoir fixée par le centre, l’impossibilité logistique liée à un enregistrement hors délai pourra être mentionnée dans le carnet de l’enfant.

2. Quelle est la fiabilité du numéro de Sécurité sociale ?

Dans le formulaire d’autorisation parentale numérique, le numéro de Sécurité sociale est vérifié grâce à la clé.
Il n’est pas possible de valider un numéro comportant une erreur (contrairement au formulaire papier).

3. Peut-on notifier les parents des séances de vaccination ?

Les notifications peuvent être envoyées par SMS et/ou par e-mail, avec la possibilité de programmer la date et l’heure d’envoi.
Le texte du message est libre et peut inclure, par exemple, un rappel pour ne pas oublier de donner à l’enfant son carnet de santé le jour de la séance.

4. Peut-on estimer le nombre de doses de vaccin nécessaires par séance ?

Oui, il est possible de visualiser ce nombre.
Il suffit d’éditer la liste des élèves à vacciner contre une maladie : le nombre d’élèves dans la liste correspond au nombre de doses à prévoir.

5. Comment fonctionnent les tags de maladies ?

Les tags correspondent aux autorisations parentales données.
Exemple : le tag « hpv2526 » signifie que les parents ont autorisé la vaccination contre le HPV.

6. Quel est le nombre maximal de membres dans une équipe Colibri ?

Ce nombre est illimité.
L'administrateur d'une équipe peut gérer en autonomie les membres de l'équipe : ajout (via un lien d'invitation) et suppression de membres.

Voir aussi Comment gérer son équipe dans Colibri ?

7. Quelle est la durée de validité de l’autorisation parentale ?

L’autorisation donnée par les parents ou tuteurs légaux est valable pour deux années scolaires.

8. Faut-il vérifier les autorisations parentales dans les dossiers ?

Ce n’est pas nécessaire :

Si un tag est présent, l’accord parental a été donné pour la maladie correspondante.
Si aucune vaccination n’a été autorisée, le dossier n’est pas créé dans Colibri.
La présence d’un dossier signifie qu’au moins une autorisation a été accordée.

9. Peut-on générer la liste des élèves à convoquer ?

Oui, il est possible de générer une liste des élèves à transmettre au collège :

via les listes dans le module « Patients »,
ou via le module « Statistiques ».

10. Quid du module de saisie automatique des autorisations parentales au format papier ?

Le module Colibri de saisie automatique des autorisations parentales au format papier permet de simplifier et d’accélérer le traitement des formulaires transmis par les familles. Grâce à la reconnaissance automatique des champs (nom, prénom, choix d’autorisation, etc.), les informations sont préremplies par l’IA, limitant ainsi les interventions manuelles. Ce module s’intègre dans un nouveau processus par lots, permettant un gain de temps important pour les centres de vaccination, tout en réduisant les risques d’erreur.

Les étapes à suivre sont les suivantes :

Numérisation des autorisations au format papier
Regroupement des fichiers obtenus par établissement
Téléversement des documents numérisés d’un établissement dans Colibri
Ajout des tags communs aux collégiens de cet établissement (code UAI et nom de l’établissement, tag « p » pour papier...)
Reconnaissance automatique des différents champs du formulaire papier par l’IA (nom, prénom, autorisations, etc.)
Vérification et correction éventuelle des informations préremplies par l’IA (le numéro de Sécurité sociale doit être complété manuellement).

À l’issue, les dossiers sont créés avec les tags de l’établissement, ainsi que ceux correspondant aux vaccinations pour lesquelles une autorisation a été donnée.

NB : pour être reconnus, les fichiers numérisés doivent être enregistrés au format JPEG, PNG ou PDF.

11. Peut-on obtenir une liste d'élève triés par département ?

Oui et voici comment :

Se rendre dans le module « Statistiques », onglet « Patients »
Ajouter les tags souhaités (nom du collège, hpv2425 …)
Cliquer ensuite sur « Récupérer les patients » puis « Récupérer les carnets »
Dans « Récupérer les diagnostics » cliquer sur « Passer cette étape »
Dans « Edition de la requête » cliquer sur « Assistant de création de requête », et formuler la demande "liste des patients triés par code postal".
Cliquer sur Générer la requête : le code SQL de la requête est affiché.
Enfin, cliquer sur « Exécuter la requête »

Vous pouvez affiner la requête précédente avec par exemple :

Liste des patients triés par code postal, avec une colonne « département » ajoutée en première position, calculée à partir du code postal.

Liste des patients avec nom, prénom et date de naissance, triés par code postal, avec une colonne « département » ajoutée en première position, calculée à partir du code postal.

Voir aussi : Module « Statistiques » / Patients (Statistiques avancées)

12. Les tags des années antérieures sont-ils conservés ?

Les tags attribués à un dossier les années précédentes sont conservés.

13. Est-il possible d'avoir une autorisation parentale numérique pour une vaccination non proposée dans la région ?

C'est impossible : chaque région dispose de son propre formulaire d'autorisation parentale numérique qui ne propose que les vaccinations disponibles localement.

14. Peut-on en savoir plus sur les bordereaux de remboursement ?

Le « bordereau vaccination HPV » contient uniquement les vaccinations prises en charge à 100% par l'Assurance Maladie : vaccins contre les HPV et les méningocoques ACWY.
Les autres vaccinations (ROR, DTPC, HvB) doivent être envoyées via le bordereau classique CPAM.
Il est également possible d’enregistrer les régimes C2S et AME, entraînant une prise en charge à 100 %.

15. Comment distinguer les élèves selon le schéma vaccinal HPV ?

Pour distinguer les élèves ayant déjà reçu leur première dose (D1) au premier semestre 2025 — et devant recevoir leur deuxième dose (D2) à la rentrée — de ceux qui recevront leur première dose (D1) à la rentrée, il convient d’attribuer les deux tags « hpv2425 » et « hpv2526 » aux premiers .

16. Peut-on supprimer des doublons ?

Il est possible de supprimer un dossier en doublon, à condition qu’aucune consultation n’ait été ouverte (afin de préserver la traçabilité).
Si les deux dossiers contiennent des consultations, alors la suppression est impossible. Conservez le dossier principal et intégrez-y les données de celui à supprimer. Le dossier supprimé doit être marqué comme annulé à l’aide d’un tag, par exemple « supprimé ». Pour éviter toute confusion avec un autre dossier, vous pouvez également le renommer « ANNULÉ ». Une fonction d’archivage sera prochainement disponible : elle permettra d’archiver tous les dossiers marqués comme supprimés. La mise en place d’un tag spécifique comme « supprimé », facilitera la sélection des dossiers concernés.

17. Peut-on saisir plusieurs coordonnées parentales ?

Oui, il est possible de saisir deux adresses e-mail et deux numéros de téléphone portable (un par parent). Lorsqu’une autorisation est complétée, l’autre parent est également notifié par e-mail.

18. Peut-on notifier les parents à la fois par mail et SMS ?

Il n’est pas encore possible de programmer l’envoi simultané d’un mail et d’un SMS dans une intervention.
En revanche, cela peut être fait ponctuellement depuis la consultation (étape « planification »).

19. Quel tag HPV saisir pour les deux sessions de vaccination de cette année scolaire ?

Un seul tag « hpv2526 » doit être saisi dans le dossier de l’élève. Il couvre les deux séances de vaccination.
Pour la deuxième dose, il suffira de l’enregistrer dans la consultation de la deuxième séance de vaccination.

20. Les ESMS doivent-ils accéder à Colibri ?

Il y a deux possibilités :

soit un centre de vaccination se rend dans un ESMS pour assurer les vaccinations : dans ce cas, tout se passe comme pour les collèges. Les personnels de l'ESMS n'ont pas accès à Colibri.
soit l’ESMS est son propre centre de vaccination. Dans ce cas, il y a deux cas de figure :
1. Soit l’ESMS est entièrement autonome pour la commande des vaccins et l’envoi des demandes de remboursement via le bordereau dit HPV (qui fonctionne aussi pour les vaccins méningococciques). Dans ce cas, l’ESMS dispose de son propre Colibri et le gère en toute indépendance, comme tout centre de vaccination.
2. Soit l’ESMS enregistre les vaccinations dans Colibri mais dépend d’un centre de vaccination pour les commandes de vaccins et les demandes de remboursement. Dans ce cas, l’ESMS intègre dans son équipe Colibri un professionnel du centre de vaccination de rattachement.

21. Peut-on modifier les noms des intervenants dans la planification

Ce n'est pas possible pour une intervention programmée.
En revanche, l’intervenant peut être modifié ponctuellement lors d’une consultation planifiée ou le jour même de la consultation.

22. Comment obtenir les modules HPV et statistiques avancées ?

Ils seront automatiquement activés pour tous les centres de vaccination participant à la campagne de vaccination dans les collèges.

23. Peut-on générer la liste des élèves vaccinés ?

Depuis le module « Statistiques », on peut générer la liste des collégiens vaccinés mais il n’est pas encore possible de distinguer les vaccins administrés en consultation de ceux enregistrés dans l’historique (vaccins faits en ville). Cette fonctionnalité sera bientôt disponible.

24. Le module HPV peut-il lire et enregistrer les pages « vaccinations » du carnet de santé ?

Non, ce module est uniquement destiné à numériser les autorisations parentales reçues au format papier. Une IA pouvant numériser les pages vaccinations des carnets de santé sera mise en place ultérieurement.

25. Les parents peuvent-ils numériser plusieurs pages du carnet de santé de leur enfant ?

Oui, c’est tout à fait possible, dans la limite de 3 Mo de documents au total par carnet. Ils y sont d’ailleurs incités lors du remplissage du formulaire d’autorisation parentale numérique.

26. Existe-t-il un tag pour les carnets perdus ?

Non, il n’est pas prévu de tag spécifique (il y en a déjà beaucoup) pour les carnets perdus. Nous conseillons d’inscrire cette information en commentaire de la consultation afin qu’elle reste facilement accessible.

27. Quid de la facturation pour les méningocoques ACWY ?

Le fichier utilisé est le même que celui pour le vaccin contre les HPV. Il se nomme toujours “Vaccination HPV”, mais il inclut également la vaccination contre les méningocoques ACWY. Attention : ne pas l’ouvrir avant transmission à la CPAM, cela le rendrait invalide. En cas de nécessité, en faire une copie et ouvrir uniquement la copie.

28. Peut-on adresser le SMS pour la convocation à la séance de vaccination au collège aux deux parents ?

Pour le moment, c’est le premier numéro de téléphone renseigné dans le dossier du collégien (cartouche « Contact du patient », champ « Téléphone 1 ») qui est pré-rempli par défaut lors de la planification d’une consultation. Il est toutefois possible de programmer un SMS au deuxième numéro de téléphone, mais uniquement de manière manuelle (pas de pré-remplissage automatique).

Une liste déroulante proposant les deux numéros pourra être implémentée ultérieurement si besoin.

29. Faut-il rajouter le tag de la ville du centre de vaccination ?

Non, ce n’est pas utile.