Ce module optionnel est composé de 3 onglets :

• Import
• Export
• Export HPV

Import

Ce module permet les échanges entre Colibri et d'autres plateformes informatiques. Les imports sont réalisés au format standard CSV.

Un fichier "exemple" est disponible en téléchargement sur la page Import (vue au format tableur) :

Voici sa structure brute :

"tag","sexe","nom","prenom","date_de_naissance","commentaire","adresse","code_ville","code_postal_ville","telephone","email""↵
"fightClub","M","Durden","Tyler","18/12/1963","Tuteur légal: Darth VADOR","4 rue Sainte-Catherine","33063","33000","0619764835","brad@gmail.com"↵
"fightClub","M","Norton","Edouard","18/08/1969","","16 rue Ailleurs","12090","12000","0638891632","norton@gmail.com"↵
"star","M","Van Damme","Jean-Claude","18/10/1960","A joué dans Bloodsport","24 boulevard du cinéma","12090","12000","0638799638","jcvdc@gmail.com"↵

La première ligne doit être identique à celle de l'exemple fourni. Cette ligne ne doit pas être omise. Elle doit reprendre l'ensemble des titres des colonnes comme dans l'exemple. Chaque ligne est séparée de la suivante par un retour à la ligne ↵.

Attention, pour les lignes suivantes, chaque colonne (ou champ) doit obligatoirement être présente, dans l'ordre indiqué dans le fichier exemple. Chaque colonne est séparée de la suivante par une virgule. Les données d'une colonne sont entourées de guillemets. Si une colonne ne contient pas d'information, les guillemets vides sont inutiles.

Voici la liste des champs devant obligatoirement figurer pour chaque ligne du fichier, avec leur description :

• tag (voir définition ci-dessous) : facultatif, un seul tag possible par patient ;
• sexe : obligatoire, "M" pour le sexe masculin et "F" pour le sexe féminin ;
• nom : obligatoire (formatage automatique lors de l'import : "durant" → "DURANT") ;
• prénom : obligatoire (formatage automatique lors de l'import  : "jean" → "Jean") ;
• date_de_naissance : obligatoire, au format "JJ/MM/AAAA" ;
• commentaire : facultatif (s'affiche dans le champ "Commentaire" de la section Identité de la fiche patient) ;
• adresse : facultatif ;
• code_ville : facultatif (code INSEE de la ville) ;
• code_postal_ville : facultatif ;
• telephone : facultatif (pour les numéros étrangers, mettre le code pays, par exemple "+49" pour l'Allemagne) ;
• email : facultatif.

Pour procéder à l'import d'un fichier, il suffit de le sélectionner sur le disque dur de son poste de travail à l'aide du bouton « + Importer CSV ». Il est possible d'ajouter un ou plusieurs tags qui seront attribués à l'ensemble des patients importés, en plus de l'éventuel tag attribué individuellement à chaque patient dans le fichier. Chaque tag saisi doit alors être suivi d'un retour à la ligne ↵ pour être ajouté. Cliquer ensuite sur « Importer ».

Si l'import se passe bien, la liste des patients importés s'affiche.

Si le système détecte des doublons, la liste de ceux-ci sont affichés : chaque fiche patient détectée en doublon peut alors être validée individuellement. Il est aussi possible de consulter directement depuis cette liste la fiche d'un patient détecté en doublon (bouton « Patient existant »).

Export

Les exports sont réalisés au format standard XLSX.

Il est possible de filtrer la liste des dossiers exportés par « tags » ou par caractéristique patient : nom ou date de naissance.

Enfin, vous pouvez choisir de réaliser l'export avec ou sans les données du diagnostic vaccinal.

Voici la liste des champs exportés (sans le diagnostic vaccinal) :

• genre ;
• nom ;
   
• prénom ;
• date de naissance :  format JJ/MM/AAAA
• adresse ;
• code ville ;
• code postal ville ;
• téléphone ;
• email ;
• tags.

Si vous sélectionnez un export avec le diagnostic vaccinal, suivent alors les champs suivants, avec pour chaque maladie :

• maladie : nom de la maladie concernée (voir la liste des 15 maladies exportées ci-dessous) ;
• status : statut de la vaccination vis-à-vis de cette maladie (voir la liste des valeurs possibles ci-dessous) ;
• doses : nombre de doses de vaccin reçues vis-à-vis de cette maladie ;
• prochaine dose : date prévisionnelle de la prochaine dose de vaccin vis-à-vis de cette maladie, au format JJ/MM/AAAA.

Cette série de champs se répète pour les 15 maladies à prévention vaccinale du calendrier de vaccination français. Le numéro accolé à chacun des champs (maladie1, status1...) correspond à une maladie du tableau suivant :

Voici la liste des valeurs possibles pour le champ "status" avec leurs significations respectives :

• up_to_date : à jour ;
• late : en retard ;
• todo : à faire ;
• exception : cas non traité par le système expert ;
• complete_scheme : schéma complet ;
• unmanaged : non géré ;
• suggested : suggéré ;
• contraindicated : contre-indiqué ;
• no_action : pas d'action.

Export HPV

Cet outil permet d'exporter au format XLSX, l'ensemble des dossiers des collégiens concernés par la campagne de vaccination contre les papillomavirus, en vue d'élaborer des listes de convocation des collégiens ou de travail pour les professionnels de santé affectés à cette campagne.

Pour la campagne de l'année scolaire 2023-2024, c'est le tag « hpv2023 » qui permet la sélection automatique des dossiers.

Le fichier exporté contient les champs suivants : 

• sexe
• nom
• prénom
• date de naissance
• adresse
• code ville
• code postal ville
• téléphone 1
• téléphone 2
• email
• code collège (code UAI du collège)
• nom collège
• nombre de doses (du vaccin contre les HPV)
• date dernière dose (du vaccin contre les HPV)
• tags (ensemble des tags accolés au dossier du collégien)
• commentaire (il s'agit des commentaires du dossier administratif du collégien)

Tous les dossiers des collégiens concernés par la campagne HPV sont exportés au format XLSX, sans limitation.

Attention : l'exportation de nombreux dossiers peut nécessiter un peu de temps : soyez patient !

Une fois l'exportation terminée, le fichier est automatiquement téléchargé sur votre poste de travail. Il suffit alors de double-cliquer sur ce fichier pour l'ouvrir avec le logiciel de feuille de calcul installé par défaut. Le format standard XLSX est pris en charge par de nombreux logiciels de feuilles de calcul, notamment Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets ou Apple Numbers.

Ce fichier contient tous les champs nécessaires à l'élaboration de listes de collégiens ou de convocations pour le jour de la campagne. Par exemple :

• Convocation pour la première dose (champ "nombre de doses" = 0)
• Convocation pour la deuxième dose (champ "nombre de doses" = 1 et intervalle entre date dernière dose et jour de la vaccination prévue supérieur ou égal à 6 mois.

Les logiciels de traitement de feuilles de calcul contiennent tous les outils nécessaires au filtrage mentionné ci-dessus. Toutes les informations de contact des parents sont présentes dans le fichier : adresse postale, numéros de téléphone et adresses e-mail.

Voir le didacticiel vidéo : https://youtu.be/OxGptDcd1iY

Didacticiel vidéo

Lire ensuite : Module « Import / Export avancé »