Contenu:
- L'onglet « Planning »
- Rappel par SMS
- Rappel par e-mail
- L'onglet « Interventions »
- L'onglet « Configuration »
- L'onglet « Structures »
Ce module optionnel permet la prise de rendez-vous (individuels ou collectifs) et l'envoi de rappels automatiques par e-mail ou SMS avant la date de la consultation.
Le module "Agenda" est composé de quatre onglets : l'onglet "Planning", qui offre une vue des différents rendez-vous ; "Interventions" (optionnel), qui permet la prise de rendez-vous collective ; "Configuration" pour le paramétrage de l'agenda ; et "Structures" pour configurer les lieux où auront lieu les interventions.
Veuillez noter que la première étape avant d'utiliser les fonctionnalités de l'agenda est de configurer le module. Voir rubrique « configuration » de cet article.
L'onglet « Planning »
Deux modes d'affichage sont disponibles :
- mode « Planning de l'équipe » : tous les rendez-vous de tous les membres de l'équipe sont affichés. Un code couleur permet de connaître le membre de l'équipe concerné par un rendez-vous.
- mode « Mon planning » : seuls sont affichés les rendez-vous concernant le membre connecté.
Pour chaque mode d'affichage, une vue Mois, Semaine ou Jour est proposée.
Quel que soit le mode d'affichage sélectionné, pour prendre un rendez-vous, il suffit de cliquer sur la plage horaire souhaitée.
- Si la durée prévue de la consultation est égale à la durée du créneau unitaire (voir onglet « Configuration »), cliquez simplement sur la plage horaire choisie, et le module de consultation s'affichera automatiquement.
- Si la durée prévue de la consultation est supérieure à celle du créneau unitaire (voir onglet « Configuration »), cliquez sur le début de la plage horaire souhaitée, puis, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, sélectionnez plusieurs créneaux horaires. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, le module de consultation s'affichera automatiquement.
Sélectionnez le patient concerné dans la liste en utilisant les différents filtres de recherche : nom ou prénom, date de naissance ou tags. Si une consultation est déjà ouverte pour le patient, un message vous en informe et vous propose d'y accéder.
Sinon, la page de prise de rendez-vous de consultation est affichée :
La date de la consultation est automatiquement renseignée en fonction du créneau sur lequel vous avez cliqué dans l'agenda. Vous devez renseigner le lieu de consultation, le nom du professionnel de santé qui assurera la consultation, les conditions de prise en charge, ainsi que le type de consultation. Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour passer à l'étape suivante :
L'heure de début de la consultation est automatiquement renseignée en fonction du créneau sur lequel vous avez cliqué dans l'agenda. La durée de la consultation est pré-remplie avec une durée par défaut du créneau unitaire (voir onglet « Configuration ») ou un multiple de cette durée si vous avez sélectionné plusieurs créneaux. Vous pouvez, si nécessaire, modifier la durée du rendez-vous.
Vous avez ensuite la possibilité d'ajouter un ou plusieurs rappels, ou notifications, par SMS ou par e-mail, à envoyer au patient en amont de la consultation.
Rappel par SMS
Choisissez l'intervalle de temps entre le rappel et le rendez-vous (ou évènement). Il peut être exprimé en mois, semaines, jours, heures ou minutes. Par exemple, 3 jours avant le rendez-vous.
Saisissez ensuite le numéro de mobile sur lequel sera envoyé le SMS, puis le texte du message (160 caractères au maximum). Un texte par défaut peut être saisi dans l'onglet « Configuration ».
Rappel par e-mail
Comme pour le rappel par SMS, choisissez l'intervalle de temps entre le rappel et le rendez-vous (évènement). Il peut être exprimé en mois, semaines, jours, heures ou minutes. Par exemple, 1 heure avant le rendez-vous.
Saisissez ensuite l'adresse e-mail sur laquelle sera envoyé le message, puis l'objet (exemple : "Rappel de rendez-vous au centre de vaccination") et le texte du message. Un texte par défaut peut être saisi dans l'onglet « Configuration ».
Vous pouvez ajouter plusieurs SMS ou e-mails de rappel en cliquant sur les boutons correspondant de la section « Ajouter une notification ».
Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Créer l'évènement ». Le rendez-vous est pris et votre patient recevra des notifications par e-mail et/ou SMS en fonction de ce que vous aurez programmé.
Dans la vue « Agenda », le créneau est maintenant occupé par le rendez-vous pris. Le survol de la case horaire permet d'afficher dans une bulle d'aide l'heure de début du rendez-vous, le nom et prénom du patient concerné ainsi que le nom du membre de l'équipe qui consultera.
Un clic sur le rendez-vous ouvre une fenêtre affichant un résumé des paramètres de la consultation. Il est possible d'annuler ou de modifier directement le rendez-vous depuis cette fenêtre.
L'onglet « Interventions »
Sont affichées ici les différentes interventions déjà programmées, avec la possibilité d'ajouter une nouvelle intervention.
Une intervention est une action collective de vaccination dans une structure définie (collège, Université, Service de Santé au travail, EHPAD, communauté de personnes vivant en situation précaire...). Le concept d'intervention permet de planifier une opération de vaccination à un moment donné dans la structure choisie.
Créer une intervention
Pour pouvoir créer une intervention, il faut tout d'abord créer la structure dans laquelle aura lieu cette intervention. Dans le cadre de la vaccination dans les collèges, les établissements sont automatiquement ajoutés à l'onglet "Structures" du menu "Agenda".
Le code UAI des établissements a été ajouté au nom des structures afin de pouvoir distinguer les collèges portant le même nom dans une région.
Enfin, pour créer une nouvelle intervention, cliquez sur le bouton dédié « Créer Intervention ». La fenêtre suivante est affichée :
La première partie concerne la prise de rendez-vous. Saisissez les différents paramètres du rendez-vous : structure concernée, liste des professionnels concernés, date, heure de début et de fin du créneau... Vous pouvez également définir des messages SMS ou e-mail qui seront adressés à l'intervalle défini avant le rendez-vous, à l'ensemble des patients concernés.
La partie basse de la fenêtre permet de sélectionner l'ensemble des patients concernés par l'intervention. La nouvelle fonctionnalité de tri avancé des dossiers patients (accessible en cliquant sur la double flèche entourée de rouge dans la copie d'écran ci-dessus) permet une sélection encore plus fine.
A noter que si vous avez paramétré l'envoi d'un SMS, la liste des dossiers sans numéro de mobile est affichée pour complétion. Il en est de même pour les adresses e-mail manquantes si vous avez configuré l'envoi d'un e-mail avant l'intervention.
Après validation, l'intervention est ajoutée à la liste des interventions :
Vous pouvez visualiser les paramètres d'une intervention et même la supprimer (icône rouge corbeille à droite).
Les rendez-vous pris sont visibles dans l'agenda. Voir aussi : Comment les interventions apparaissent-elles dans l'agenda ?
L'onglet « Configuration »
au
Vous devez configurer ici l'ensemble des paramètres par défaut du module « Agenda » (à faire avant toute prise de rendez-vous ou ajout d'intervention) :
- Horaires de début et de fin de travail ;
- Durée d'un créneau unitaire de consultation en minutes ;
- Paramètres des notifications par SMS (intervalle par défaut entre l'envoi et la consultation, texte du message) ;
- Paramètres des notifications par e-mail (intervalle par défaut entre l'envoi et la consultation, objet et texte du message).
La durée de la consultation et les paramètres SMS/e-mail sont tous modifiables et personnalisables au moment de la prise d'un rendez-vous.
L'onglet « Structures »
Une « structure » est un établissement (collège, université, service de santé au travail, EHPAD, communauté de personnes en situation précaire, etc.) dans lequel une « intervention » peut être programmée. Contrairement aux « lieux de consultation », qui peuvent être considérés comme des antennes du centre de vaccination, les structures sont des lieux d'intervention ponctuelle, en dehors du centre de vaccination et de ses antennes.
Ajouter une structure
Cette fenêtre permet de renseigner les éléments caractérisant une « structure » : nom de la structure, code (code UAI pour les établissements de l'Éducation nationale, par exemple), adresse et type d'établissement. Comme pour les « tags », le type d'établissement peut être sélectionné dans une liste déroulante ou défini librement si nécessaire (par exemple, collège, collège public, université...). Validez ensuite avec la touche Entrée ↵ de votre clavier pour enregistrer le nouveau type.
Une fois enregistrée, cette nouvelle structure pourra être utilisée pour une « intervention ».
À noter que, dans le cadre de la campagne de vaccination dans les collèges, les structures (liste des collèges rattachés au centre de vaccination) sont automatiquement créées lors de l'appariement des établissements et des centres de vaccination. En général, la liste des collèges apparaît dès l'ouverture du formulaire d'autorisation parentale.
Prise de rendez-vous
SI le module « Prise de rendez-vous » est activé pour votre centre, l'onglet « Configuration » du module « Agenda » est modifier avec l'apparition de 3 sous-onglet :
Le sous-onglet « Général »
Cette page a déjà été détaillée précédemment (voir Onglet « Configuration » ci-dessus).
Le sous-onglet « Publique »
Il permet de paramétrer l’ensemble des éléments affichés sur le site Internet grand public de prise de rendez-vous.
Voici les correspondances entre cette page et le site de prise de rendez-vous :
Les champs disponibles sont :
- Non du centre
- Adresse
- Description : permet d'informer vos consultant par exemple sur les modalités d'accès au centre ou toutes autres informations qu'il est utile de leur fournir.
- Numéro de téléphone du centre
- E-mail du centre
A noter que le champ « Description » accepte l'enrichissement du texte grâce aux balises html. Quelques exemples :
- <em> </em> : texte en italique
- <strong> </strong> : texte en gras
Exemple de texte :
<strong>Centre de vaccination de la ville de Bordeaux Nord</strong>
<em>Uniquement sur rendez-vous</em>
Parking gratuit
Accès Tram ligne B - Sortie « Les Lys »
Vous devez ensuite configurer vos créneaux de consultation, jour par jour de la semaine.
Le champ « Nombre de professionnels » permet au système d’ouvrir un nombre de créneaux proportionnel au nombre de professionnels en consultation.
Le sous-onglet « Type de disponibilité »
Permet de paramétrer les types de consultation que vous offrez dans votre centre.
À chaque type de disponibilité sont associés un libellé, une description, une durée par défaut ainsi qu’un type de consultation parmi ceux proposés.
Fonctionnement de la prise de rendez-vous
Pour en savoir plus sur la prise de rendez-vous côté patient, voir l'aide dédiée au grand public : https://support-cvn.mesvaccins.net/hc/fr/sections/46261893408273
Chaque prise de rendez-vous côté patient crée automatiquement :
- le dossier patient avec le nom, le prénom, la date de naissance et les informations de contact (e-mail et numéro de portable : deux informations fiables grâce à la procédure d’inscription à double facteur) ;
- la consultation correspondante, en attente ;
- le rendez-vous dans l’agenda. Les rendez-vous pris par les patients apparaissent de la même manière que ceux enregistrés par le centre.
En cas d’annulation ou de modification d’un rendez-vous par le centre, un e-mail ainsi qu’un SMS sont envoyés au patient pour l’en informer.
Voir le didacticiel vidéo du module Colibri : https://youtu.be/oLi12lelXwQ