Ce module optionnel permet la prise de rendez-vous (individuels ou collectifs) et l'envoi de rappels automatiques par email ou SMS avant la date de la consultation.
Le module "Agenda" est composé de quatre onglets : l'onglet "Planning", qui offre une vue des différents rendez-vous ; "Interventions" (optionnel), qui permet la prise de rendez-vous collective ; "Configuration" pour le paramétrage de l'agenda ; et "Structures" pour configurer les lieux où auront lieu les interventions.
L'onglet « Planning »
Deux modes affichage sont disponibles :
- mode « Planning de l'équipe » : tous les rendez-vous de tous les membres de l'équipe sont affichés. Un code couleur permet de connaître le membre de l'équipe concerné par un rendez-vous.
- mode « Mon planning » : seuls sont affichés les rendez-vous concernant le membre connecté.
Pour chaque mode d'affichage, une vue Mois, Semaine ou Jour est proposée.
Quel que soit le mode d'affichage sélectionné, pour prendre un rendez-vous, il suffit de cliquer sur la plage horaire souhaitée.
- Si la durée prévue de la consultation est égale à la durée du créneau unitaire (voir onglet « Configuration »), cliquez simplement sur la plage horaire choisie, et le module de consultation s'affichera automatiquement.
- Si la durée prévue de la consultation est supérieure à celle du créneau unitaire (voir onglet « Configuration »), cliquez sur le début de la plage horaire souhaitée, puis, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, sélectionnez plusieurs créneaux horaires. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, le module de consultation s'affichera automatiquement.
Sélectionnez le patient concerné dans la liste en utilisant les différents filtres de recherche : nom ou prénom, date de naissance ou tags. Si une consultation est déjà ouverte pour le patient, un message vous en informe et vous propose de vous rendre sur la consultation.
Sinon, la page de prise de rendez-vous de consultation est affichée :
La date de la consultation est automatiquement renseignée en fonction du créneau sur lequel vous avez cliqué dans l'agenda. Vous devez renseigner le lieu de consultation, le nom du professionnel de santé qui assurera la consultation, les conditions de prise en charge, ainsi que le type de consultation. Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour passer à l'étape suivante :
L'heure de début de la consultation est automatiquement renseignée en fonction du créneau sur lequel vous avez cliqué dans l'agenda. La durée de la consultation est pré-remplie avec une durée par défaut du créneau unitaire (voir onglet « Configuration ») ou un multiple de cette durée si vous avez sélectionné plusieurs créneaux. Vous pouvez, si nécessaire, modifier la durée du rendez-vous.
Vous avez ensuite la possibilité d'ajouter un ou plusieurs rappels, ou notifications, par SMS ou par email, à envoyer au patient en amont de la consultation.
Rappel par SMS
Choisissez l'intervalle de temps entre le rappel et le rendez-vous (ou évènement). Il peut être exprimé en mois, semaines, jours, heures ou minutes. Par exemple, 3 jours avant le rendez-vous.
Saisissez ensuite le numéro de mobile sur lequel sera envoyé le SMS, puis le texte du message (160 caractères maximum). Un texte par défaut peut être saisi dans l'onglet « Configuration ».
Rappel par email
Comme pour le rappel par SMS, choisissez l'intervalle de temps entre le rappel et le rendez-vous (évènement). Il peut être exprimé en mois, semaines, jours, heures ou minutes. Par exemple, 1 heure avant le rendez-vous.
Saisissez ensuite l'adresse email sur laquelle sera envoyé le message, puis l'objet (exemple : "Rappel de rendez-vous au centre de vaccination") et le texte du message. Un texte par défaut peut être saisi dans l'onglet « Configuration ».
Vous pouvez ajouter plusieurs SMS ou emails de rappel en cliquant sur les boutons correspondant de la section « Ajouter une notification ».
Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Créer l'évènement ». Le rendez-vous est pris et votre patient recevra des notifications par email ou/et SMS en fonction de ce que vous aurez programmé.
Dans la vue « Agenda », le créneau est maintenant occupé par le rendez-vous pris. Le survol de la case horaire permet d'afficher dans une bulle d'aide l'heure de début du rendez-vous, le nom et prénom du patient concerné ainsi que le nom du membre de l'équipe qui consultera.
Un clic sur le rendez-vous ouvre une fenêtre affichant un résumé des paramètres de la consultation. Il est possible d'annuler ou de modifier directement le rendez-vous depuis cette fenêtre.
L'onglet « Interventions »
Sont affichées ici les différentes interventions déjà programmées, avec la possibilité d'ajouter une nouvelle intervention.
Une intervention est une action collective de vaccination dans une structure définie (collège, Université, Service de Santé au travail, Ehpad, communauté de personnes vivant en situation précaire...). Le concept d'intervention permet de planifier une opération de vaccination à un moment donné dans la structure choisie.
Créer une intervention
Pour pouvoir créer une intervention, il faut tout d'abord créer la structure dans laquelle aura lieu cette intervention. Dans le cadre de la vaccination dans les collèges, les établissements sont automatiquement ajoutés à l'onglet "Structures" du menu "Agenda".
Enfin, pour créer une nouvelle intervention, cliquez sur le bouton dédié « Créer Intervention ». La fenêtre suivante est affichée :
La première partie concerne la prise de rendez-vous. Saisissez les différents paramètres du rendez-vous : structure concernée, liste des professionnels concernés, date, heure de début et de fin du créneau... Vous pouvez également définir des messages SMS ou email qui seront adressés à l'intervalle défini avant le rendez-vous, à l'ensemble des patients concernés.
La partie basse de la fenêtre permet de sélectionner l'ensemble des patients concernés par l'intervention. A noter que si vous avez paramétré l'envoi d'un SMS, la liste des dossiers sans numéro de mobile est affichée pour complétion. Il est est de même pour les adresses email manquantes si vous avez configuré l'envoi d'un email avant l'intervention.
Après validation, l'intervention est ajoutée à la liste des interventions :
Vous pouvez visualiser les paramètres d'une intervention et même la supprimer (icône rouge corbeille à droite).
Les rendez-vous pris sont visibles dans l'agenda.
L'onglet « Configuration »
Vous pouvez ici configurer l'ensemble des paramètres par défaut du module « Agenda » :
- Horaires de début et de fin du travail ;
- Durée d'un créneau unitaire de consultation en minutes ;
- Paramètres des notifications par SMS (intervalle par défaut entre l'envoi et la consultation, texte du message) ;
- Paramètres des notifications par email (intervalle par défaut entre l'envoi et la consultation, objet et texte du message).
La durée de la consultation et les paramètres SMS/email sont tous modifiables et personnalisables au moment de la prise d'un rendez-vous.
Onglet « Structures »
Une « structure » est un établissement (collège, université, service de santé au travail, Ehpad, communauté de personnes en situation précaire, etc.) dans lequel une « intervention » peut être programmée. Contrairement aux « lieux de consultation », qui peuvent être considérés comme des antennes du centre de vaccination, les structures sont des lieux d'intervention ponctuelle, en dehors du centre de vaccination et de ses antennes.
Ajouter une structure
Cette fenêtre permet de renseigner les éléments caractérisant une « structure » : nom de la structure, code (code UAI pour les établissements de l'Éducation nationale, par exemple), adresse et type d'établissement. Comme pour les « tags », le type d'établissement peut être sélectionné dans une liste déroulante ou défini librement si nécessaire (par exemple, collège, collège public, université...). Validez ensuite avec la touche Entrée ↵ de votre clavier pour enregistrer le nouveau type.
Une fois enregistrée, cette nouvelle structure pourra être utilisée pour une « intervention ».
À noter que, dans le cadre de la campagne de vaccination dans les collèges, les structures (liste des collèges rattachés au centre de vaccination) sont automatiquement créées lors de l'appariement des établissements et des centres de vaccination. En général, la liste des collèges apparaît dès l'ouverture du formulaire d'autorisation parentale.