Ce module optionnel permet d'afficher chronologiquement l'ensemble des factures éditées. Mais avant cela, il faut créer les factures : cette opération doit avoir lieu après la clôture d'une consultation.
Comment ajouter une facture ?
Pour ajouter une facture à une consultation, il faut que celle-ci soit "Terminée".
Cliquez sur le bouton « Facturer »
Si des éléments indispensables à la création de la facture sont manquants, une fenêtre pop-up permet de compléter les renseignements nécessaires (adresse postale et e-mail).
Si tous les renseignements indispensables sont renseignés, la page de facturation est affichée. Elle présente automatiquement les éléments légaux d'une facture (date, numéro, adresse de facturation...).
Le bouton « Ajouter un produit » permet d'ajouter un éléments du catalogue (vaccin, acte...). Voir Menu « Catalogue ».
Par exemple :
Une fois les produits ajoutés, validez la facture.
Vous pouvez alors :
- « Ajouter un paiement »
- « Consultation » : permet d'afficher la consultation objet de la facturation ;
- « Envoyer par mail » : adresse automatiquement la facture à l'adresse e-mail du patient.
- « Annuler la facture » : possible uniquement si la facture n’a pas été acquittée (même partiellement).
- « Imprimer » : édition papier de la facture pour archivage.
Ajouter un paiement
La fenêtre pop-up suivante est affichée :
Sélectionnez le type de paiement (chèque, CB ou espèce), le montant et la date du règlement, puis validez en cliquant sur le bouton « Ajouter ». La facture apparaît alors réglée dans le module « Facturation » :
Dans le cas d’un règlement par chèque, deux autres champs sont disponibles : numéro du chèque et nom de la banque (ces deux informations sont également exportées au format Saga).
Envoyer par mail
Le patient reçoit le mail suivant :
Annuler la facture
Ceci est possible si et seulement si aucun paiement, même partiel, n’a été enregistré.
Lorsque la facture est annulée, elle est notée comme « Annulée » dans le sommaire des factures et une facture « Avoir » du même montant est créée. Elle est automatiquement adressée par e-mail au patient pour information. Il est ensuite possible de retourner sur la consultation du patient pour créer une nouvelle facture.
L’ajout et l’annulation d’une facture sont tracés dans le journal d'événements.
Imprimer
Voici le résultat de l'impression :
Si le reste à payer est égal à zéro, la facture apparait automatiquement comme « acquittée ».
Le module facturation
Onglet « Factures »
Il permet donc d'afficher l'ensemble des factures réalisées. L'affichage est chronologiquement inversé, mais il est aussi possible de sélectionner les factures d'un client.
Onglet « Recettes »
Affiche l'ensemble des facture validées, c'est à dire, des factures acquittées ou en attente.
Il est également possible de n’afficher que les entrées correspondant à :
- une date précise (quotidienne) ;
- à un mois (mensuel) ;
- une période donnée (plage), en définissant une date de début et une date de fin.
L’affichage par plage nécessite de valider la sélection des dates de début et de fin par un clic sur le bouton « Rechercher ».
Cliquez sur la ligne de facturation pour afficher la facture correspondante. Il est alors possible de l’imprimer, de l’envoyer par e-mail au patient ou de consulter la prestation facturée.
Pour chaque période définie, un tableau de bord affiche les montants facturés, payés et en attente.
Enfin, il est possible d’exporter les résultats aux formats CSV, Excel ou Saga.
Saga est le format utilisé pour importer des données dans le logiciel de comptabilité « Sage ».