Ce module optionnel permet de gérer l’ensemble des fichiers partagés de l’équipe. Les fichiers sont stockés dans un espace certifié HDS. Chaque fichier peut également être partagé avec d’autres professionnels de santé grâce à un lien sécurisé dont la durée de validité est limitée.
Ce module permet de transférer des fichiers de manière sécurisée entre professionnels de santé, y compris en dehors de l’équipe. Il constitue une alternative avantageuse à des services comme WeTransfer, en assurant un stockage certifié HDS, adapté aux données de santé à caractère personnel.
La barre de recherche située en haut de l'écran permet une sélection des fichiers :
- par nom ;
- par type (image JPEG, document au format PDF, vidéo...) ;
- par « tags » (selon le même système de tags que celui utilisé pour les dossiers patients).
Ajouter un fichier
Pour ajouter un nouveau fichier partagé avec tous les membres de votre équipe, cliquez sur le bouton dédié « + Ajouter un fichier ». La fenêtre suivante vous permet de sélectionner le ou les fichiers à ajouter et de définir leur durée de conservation.
Tous les formats de fichiers sont acceptés (PDF, images, vidéos, fichiers audio, PowerPoint, Word, etc.). La taille maximale des fichiers pouvant être ajoutés est de 1 Go par fichier.
Il est possible d’ajouter simultanément plusieurs fichiers, d’une taille maximale de 1 Go chacun. Aucune limite de taille ne s’applique à l’ensemble des fichiers chargés simultanément.
Par défaut, la durée de conservation est de 20 ans (durée légale de conservation des documents médicaux). Vous pouvez toutefois choisir une durée plus courte : un jour, une semaine ou un mois. À l’issue de la durée sélectionnée, le fichier est automatiquement supprimé du serveur et aucune trace n’est conservée.
La capacité de stockage par équipe est fixée à 10 Go (incluse dans le forfait du module). Le nombre de fichiers pouvant être stockés n’est pas limité, sous réserve de respecter la taille maximale autorisée par fichier et la capacité totale de stockage disponible. Pour des besoins plus importants, veuillez nous contacter. Le nombre de fichiers stockés, ainsi que la capacité de stockage utilisée et restante, sont indiqués sous la zone de recherche.
Gérer les fichiers
Cliquez sur la ligne d’un fichier pour ouvrir le volet latéral « Détails du fichier ». Celui-ci affiche les informations relatives au fichier et permet d’accéder aux différentes actions disponibles.
Informations sur le fichier
- le nom du fichier ;
- son type ;
- sa date d’ajout ;
- sa date d’expiration (date à laquelle le fichier sera automatiquement supprimé) ;
- l’identité du membre de l’équipe ayant ajouté le fichier ;
- tags associés au fichier.
Actions possibles
Voici les 3 actions possibles sur un fichier :
- Télécharger : permet d’enregistrer le fichier sur le poste de travail ;
- Générer un lien de partage : ouvre une fenêtre permettant de paramétrer la durée de validité du lien de partage (un, trois ou sept jours) :
Après avoir cliqué sur « Générer le lien de partage », la fenêtre suivante s’affiche :
Il suffit alors de copier le lien de partage et de le transmettre à la ou les personnes de votre choix. Ce lien sera automatiquement révoqué à la date et à l’heure indiquées. Ici, le 21 août 2026 à 8 h 08, soit exactement 24 heures après sa création, la durée de validité choisie étant, dans cet exemple, d’un jour.
Un téléchargement n’invalide pas le lien : celui-ci peut donc être utilisé par plusieurs personnes pendant toute sa durée de validité.
-
Supprimer : permet de supprimer immédiatement un fichier, sans attendre la date de suppression automatique programmée. Cette action est irréversible.
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